این ۱۵ عادت را در فرستادن ایمیل ترک کنید
هرروز وقتی به اینترنت متصل می‌شویم، با هجوم ایمیل‌هایی روبه‌رو هستیم که طبعا نویسندگان همه‌ی آن‌ها دقت کافی را در انتخاب محتوا و ارسال آن به اشخاص مناسب نداشته‌اند. چه کار باید کنیم که جزو این افراد بی‌دقت نباشیم و دوستان و همکاران‌مان را کلافه نکنیم؟ لازم نیست حتما متن‌های زیبا یا تمیز و مرتب آماده کنیم. کنار گذاشتن بعضی عادت‌های مرسوم در نامه‌نگاری اینترنتی می‌تواند به‌اندازه‌ی کافی مفید باشد.
با دیجی‌کالامگ همراه باشید و ۱۵ مورد از این عادت‌ها را بشناسید.
«ضروری» نامیدن ایمیل‌های غیرضروری
با این کار نه‌تنها حوصله‌ی گیرنده را سر می‌برید، بلکه به عاقبت چوپان دروغگو هم دچار می‌شوید! دیگر در صورتی که واقعا هم کار ضروری داشته باشید، کسی به حرفهای شما اولویت نمی‌دهد.
صمیمیت زیاد در متن ایمیل
کدگزاری‌های شما توسط آدم های مختلف به یک شکل واحد رمزگشایی نمی‌شوند.
جدای از این‌که لحن پیام باید متناسب با نوع رابطه‌ی شما با گیرنده باشد، در هر شرایطی لحن غیررسمی می‌تواند نشان دهد که شما زیاد حرفهای نیستید. اگر قصد تاکید روی موضوع خاصی را دارید، در انتخاب رنگ، نوع فونت و بقیه‌ی چیزهایی که تاکیدتان را نشان می‌دهند، دقت کنید. این را هم در نظر داشته باشید که کدگزاری‌های شما توسط آدم های مختلف به یک شکل واحد رمزگشایی نمی‌شوند.
به کار بردن زبان خشک و خیلی رسمی
دقیقا برعکس مورد قبلی، سعی کنید شبیه روبات هم نباشید! داشتن کمی احساس در بیان حرف‌تان، شکل ایمیل شما را از ایمیل‌های یک‌خطی که توسط سرور یا برای پاسخ خودکار ارسال می‌شود، متمایز می‌کند.
ارسال پاسخ به همه‌ی افراد گروه
درمورد ایمیل‌هایی که به‌صورت گروهی ارسال می‌شوند، اگر می‌خواهید پاسخ یا بازخوردی ارسال کنید، اول ببینید آیا لازم است همه‌ی افراد گروه پاسخ شما را دریافت کنند؟ اگر نه، ایمیل خود را فقط به مخاطب پیام‌تان بفرستید تا برای دیگران مزاحمت ایجاد نشود.
Cc کردن افراد دیگر بدون اطلاع قبلی
برای Cc کردن یا به‌عبارتی ارسال رونوشت ایمیل به شخص دیگری به جز مخاطبان اصلی، فقط شما نیستید که تصمیم می‌گیرید. این تصور غلطی است که ارسال‌کننده‌ی ایمیل می‌تواند بدون اجازه، رونوشت ایمیل را به هر کسی (خواه منشی و خواه مدیرعامل) بفرستد.
Bcc کردن در موارد غیرضروری
آیا شما هم وقتی در یک ایمیل Bcc می‌شوید، به این فکر میکنید که چه کسانی ممکن است ایمیل‌های شما را بدون این‌که بدانید خوانده باشند؟ باید گفت این فکرها زیاد هم عجیب‌وغریب و غیرطبیعی نیستند. به نظر می‌آید ارسال یک رونوشت از ایمیل بی‌آن‌که حتی گیرنده‌ی آن باخبر شود چه کسی در خواندن آن سهیم بوده، تنها در موارد معدودی کاربرد دارد. در این موارد هم پیشنهاد می‌کنیم متن ایمیل را کپی کنید و در ایمیل جداگانه‌ای برای این شخص سوم بفرستید.
نوشتن موضوع مبهم برای ایمیل
در قسمت موضوع ایمیل چیزهایی ننویسید که ارتباطی به محتوای ایمیل‌تان ندارد. عبارت‌هایی مثل «سلااام»، «منم» و …تنها گیرنده را گیج می‌کند که قرار است با چه پیامی روبه‌رو شود.
فرستادن تعداد زیادی ایمیل شخصی
جوک، داستان‌های عبرت‌آموز، جملات بزرگان و ایمیل‌هایی از این دست در مواردی می‌تواند باعث خوشحال شدن و شروع یک روز خوب برای دوستان یا همکاران‌تان باشد اما اگر این کار زیاد ادامه پیدا کند گیرنده‌های شما را خسته می‌کند.
این موضوع حتی ممکن است باعث شود همکاران‌تان پیام‌های شما را برای حذف اتوماتیک تنظیم کنند!
رعایت اختصار با حذف بعضی کلمات مودبانه
هرچه‌قدر هم با گیرنده‌ی ایمیل صمیمی باشید، به‌خصوص اگر محتوای ایمیل‌تان کاری است، از حذف کلماتی مثل «لطفا» پرهیز کنید.
فرستادن ایمیل با آدرس عجیب و غریب
آدرس ایمیل تاثیر زیادی در شناساندن شما به دیگران و حتی میزان اهمیتی دارد که به ایمیل‌های شما می‌دهند.
آدرس ایمیل تاثیر زیادی در شناساندن شما به دیگران و حتی میزان اهمیتی دارد که به ایمیل‌های شما می‌دهند. بنابراین یک ایمیل با آدرس رسمی‌تر بسازید تا به پیام‌های شما بیش‌تر توجه شود.
داشتن غلط املایی
اگر ایمیل شما به‌قدر کافی مهم است که می‌خواهید گیرنده آن را با دقت بخواند، خودتان هم قبل از ارسال آن را خوب بخوانید تا بدون غلط املایی و نگارشی باشد.
فرستادن ایمیل در ساعت ۳ صبح!
البته در بعضی موارد خاص این کار شاید زیاد عجیب نباشد اما در غیر این‌صورت از آن‌جا که افراد معمولا طبق عادت به ساعت ارسال ایمیل نگاه می‌کنند، ممکن است حسابی تعجب کنند. در بهترین حالت ممکن است تصور کنند شما به شغل‌تان اعتیاد دارید و تمام روز فقط به آن می‌پردازید. اما نگاه بدبینانه‌تری هم ممکن است وجود داشته باشد و آن این‌که تصور شود شما با این کار قصد مردم‌آزاری داشته‌اید!
استفاده‌ی بیش‌از اندازه از علایم نگارشی
برای تاکید، رساندن منظور یا خوانش بهتر متن، استفاده از علایم نگارشی می‌تواند بسیار کاربردی باشد اما اگر زیاد از این علایم استفاده کنید، مثلا چندین علامت سوال یا تعجب در انتهای جمله‌تان بگذارید، بیش‌تر از رساندن منظور، شکل ایمیل و البته ذهن گیرنده را نامنظم میکنید.
استفاده از فونت‌های نامانوس
بعضی فونت‌ها ظاهر خاص و سرگرم‌کننده‌ای دارند. این فونت‌ها که معمولا فانتزی هستند همراه با ایموجی‌ها ممکن است برای فرستادن یک ایمیل دوستانه مثلا دعوت به مهمانی جالب باشند. اما به خاطر داشته باشید همیشه و برای هر کاربردی نمی‌توانید از این فونت‌ها استفاده کنید. اصل اول را فراموش نکنید: ایمیل شما قبل از هرچیز باید راحت خوانده شود.
فرستادن متن‌های طولانی
افراد معمولا برای چک کردن و خواندن ایمیل وقت زیادی در نظر نمی‌گیرند. بعضی‌ها فقط نگاه گذرایی به متن می‌کنند و می‌خواهند در چند ثانیه منظور شما را بفهمند. پس اگر حرفهای زیادی برای گفتن دارید، اولا سعی کنید آن‌ها را خلاصه کنید و سپس با بخش‌بندی محتویات پیام‌تان، کاری کنید که مفهوم آن در یک نگاه قابل‌دریافت باشد. استفاده از اینتر و یا شماره‌گذاری عنوان‌های مهم می‌تواند در این کار به کمک‌تان بیاید.
منبع: Business Insider
مطالب ارسالی آموزنده و مفید بود
سپاس
جالب بودممنون
سلام و خسته نباشید
ممنون از نکته های ریز ولی اموزنده که تو سایت و توسط ایمل برای ما ارسال میکنید
سلام ودرود
تشکر و سپاس فراوان بابت نکات آموزشی عالیتان درباره ساختار ایمیل