طراحی دفتر کار مدرن: ۷ عامل کلیدی برای محیطی موثر

امروزه شرکتهای پیشرو به اهمیت فضای کاری به عنوان ابزاری مهم برای پیشبرد اهداف سازمانی پی بردهاند. طراحی دفتر کار مدرن به این دلیل که نه تنها محلی برای انجام وظایف روزمره است، بلکه به عنوان بازتابی از ارزشها، فرهنگ و برند یک کسب و کار عمل میکند بسیار حائز اهمیت است. چیدمان بخشها و تیمهای مختلف در کنار استفاده از عناصر طراحی متناسب، میتواند این ارزشها را بهخوبی به نمایش بگذارد.
یکی از گرایشها در طراحی دفتر کار مدرن، روی آوردن به فضای باز و بدون دیوارهای جداکننده است. دلیل اصلی این تغییر، تمایل شرکتها به ترویج شفافیت، تعامل و همکاری بیشتر میان کارکنان است. با این حال، پژوهشها نشان دادهاند که این سبک طراحی در برخی موارد میتواند تأثیری معکوس داشته باشد. نیاز به سکوت و تمرکز، موضوعی است که این روزها بیشتر از گذشته مطرح میشود و کارکنان خواستار فضاهایی هستند که بتوانند در آن بدون مزاحمت فعالیت کنند.
واقعیت این است که همکاری و سکوت دو سر یک طیف گسترده هستند که حالتهای مختلف کاری میان این دو نقطه را در بر میگیرند. هر یک از این حالتها نیازمند محیطی خاص و طراحی متفاوت است. بهترین راه برای شناسایی این نیازها، بررسی دقیق فعالیتهای روزمره کاری و شناسایی الگوهایی است که با تصمیمات طراحی فضا و چیدمان مبلمان اداری مرتبط باشند.
شناسایی این الگوها اما چالشهایی به همراه دارد. گاهی ممکن است یک کارمند در اتاقی خالی مشغول فعالیت باشد یا گروهی از کارکنان به دلیل نبود فضای مناسب، دور میز یک نفر جمع شوند. اما طراحی سناریوهای جایگزین که بتوانند نیازهای متنوع کاری را بهخوبی برآورده کنند، نیازمند رویکردی تخصصیتر است.
روشهای طراحی دفتر کار مدرن
برای حل این مشکل، شاخصی تحت عنوان «شاخص همکاری و سکوت» معرفی شده است. این شاخص شامل هفت ویژگی کلیدی میشود که میتواند نیازهای کاری افراد را با طراحی فضاهای مناسب تطبیق دهد: مکان، حریم، قرارگیری، فناوری، زمانبندی، دیدگاه و اندازه. این شاخص به مدیران و کارکنان کمک میکند تا خواستههای خود را به زبان فضایی مشترک بیان کنند.
در نهایت، با اجرای روشهایی که نیازهای کاری روزمره را بررسی و اولویت بندی میکنند، میتوان بهترین تصمیمات را برای طراحی فضاهای کاری اتخاذ کرد. به عنوان نمونه، بررسی کنید آیا جلسات روزانه بهتر است در اتاقی مرکزی و پر رفت و آمد برگزار شود یا در نزدیکی محل کار تیم؟ پاسخ به چنین سوالاتی میتواند راهگشای ایجاد فضایی باشد که نه تنها نیازهای همکاری بلکه الزامات تمرکز و سکوت را نیز برآورده کند.
اصول کلیدی طراحی دفتر کار مدرن چیست؟
این اصول و متدها کاربردهای گستردهای دارد که فراتر از یک جلسه کاری ساده است و میتواند به عنوان مبنایی برای برگزاری کارگاههای طراحی در گروههای بزرگتر مورد استفاده قرار گیرد. هدف از این کارگاهها، بررسی نحوه کار افراد، مکانهای کاری و همچنین ترسیم چشمانداز روشهای نوین کار در آینده است.
برای سرعتبخشی و دقت بیشتر در این فرآیند، نسخهای از این شاخص بهصورت نظرسنجی آنلاین طراحی شده است که بدون هیچ عذر و بهانهای، اطلاعات را بهطور سیستماتیک جمعآوری کرده و دسترسی به افراد بیشتری را ممکن میسازد. این رویکرد بهویژه برای سازمانهایی که به نظرسنجیهای آنلاین عادت دارند، بسیار مؤثر است. در ادامه، برای درک بهتر این موضوع، دو نمونه واقعی از تجربه شرکتهایی که از این روش استفاده کردهاند، ارائه خواهد شد.
7 ویژگی کلیدی در طراحی دفتر کار مدرن
رهبران شرکتها باید با دیدی استراتژیک به طراحی دفتر کار بپردازند و از تبعیت کورکورانه از مدهای روز اجتناب کنند. محیطهای کاری از طریق چیدمان، زیباییشناسی و عملکرد خود، ارزشهای اصلی سازمان را منعکس و تقویت میکنند. به این ترتیب، فضا به ابزاری تجاری تبدیل میشود که قادر است بر رفتارها و عملکرد افراد تأثیر بگذارد.
برای نمونه، طراحی فضاهای باز با هدف تشویق به همکاری صورت میگیرد که برای بسیاری از شرکتهای مدرن، یک ارزش کلیدی به شمار میرود. اما در عمل، باز بودن کامل فضا، حریم خصوصی و تمرکز را کاهش میدهد و میتواند بهرهوری را تحت تأثیر قرار دهد. راهحل مؤثر احتمالاً تعادل میان فضاهای مشترک باز و فضاهای خصوصی و آرام است که نیازهای کاری مختلف را پاسخ میدهد.
برای ارزیابی نیازها به طور سیستماتیک، یک سازمان میتواند از “شاخص همکاری و آرامش” بر اساس هفت ویژگی کلیدی فضایی استفاده کند:
- موقعیت: آیا دیده شدن مرکزی بهتر است یا ایجاد مناطق تیمی توزیعشده؟
- حریم: آیا فعالیتها به چیدمانهای باز نیاز دارند یا اتاقهای بسته؟
- نمایش: آیا کارکنان نیاز به فضاهای عمومی برای تجمع دارند یا گوشههایی خصوصی؟
- فناوری: آیا تیمها از صفحه نمایشهای مشترک استفاده میکنند یا از دستگاههای شخصی؟
- موقتی بودن: آیا فضاها قابل رزرو هستند یا بهصورت “اولین آمد، اولین خدمت”؟
- دیدگاه: آیا کارکنان به دیدگاههای گسترده نیاز دارند یا تمرکز بر نقاط خاص؟
- اندازه: کدام بهتر است – اجتماعات بزرگ یا گروههای کوچک؟
بررسی فعالیتهای منظم مانند جلسات ایستاده با استفاده از این معیارها، واژگان دقیقتری برای بیان نیازهای سازمانی ارائه میدهد و از درخواستهای عمومی همچون “فضای همکاری بیشتر” فراتر میرود. نظر سنجیها، کارگاهها و سایر ورودیها نیز میتوانند روندهای جدید را روشن کرده و به بهبود فضاهای کاری کمک کنند.
بازطراحی دفتر کمپانی ادوبی؛ گامی نوین در ارتقای فضای کاری
ضرورت تغییر در دفتر میدن تاون ادوبی
ادوبی بهعنوان یکی از پیشروترین شرکتهای فناوری، با رشد سریع و گسترش فعالیتهای خود، به ویژه از طریق خرید شرکتهای کوچکتر، نیاز به بازطراحی دفتر مرکزی خود در نیویورک را احساس کرد. رقابت شدید برای جذب استعدادها در صنعتی پویاتر از همیشه، شرکتها را وادار کرده است تا در محیطهای کاری خود سرمایهگذاری کنند. از همین رو، شرکت ادوبی تصمیم گرفت دفتر خود در میدنتاون منهتن را با نگاهی نوین و آیندهمحور بازاندیشی کند.
چالشهای موجود در فضای فعلی
باوجود اهمیت این دفتر، بسیاری از کارکنان استفاده منظم از آن را کنار گذاشت و ترجیح به کار از خانه یا مکانهای دیگر داشتند. همچنین، تعداد زیادی از کارکنان بهصورت دورکار در سراسر جهان فعالیت میکردند که این امر حتی برای کارمندان مستقر در دفتر نیز تعاملات را به همکاری مجازی سوق میداد. طراحی فعلی شامل دفاتر انفرادی و اتاقکهای محدود، با امکانات کم بود و انگیزه کافی برای حضور کارکنان ایجاد نمیکرد. علاوه بر این، ترکیب کارکنان بخشهای تازه خریداریشده که هر یک فرهنگ کاری و نیازهای فضایی متفاوتی داشتند، باعث بروز تضادهایی در محیط کار شده بود.
رویکردی مبتنی بر نیازهای کارکنان
ادوبی بهجای روی آوردن به راهکارهای کلیشهای، از ما خواست تا نیازهای خاص کارکنان برای طراحی فضایی که کار روزمره آنها را بهتر پشتیبانی کند، شناسایی کنیم. این رویکرد، هماهنگ با فرهنگ دادهمحور ادوبی، شامل جمعآوری و تحلیل بازخورد کارکنان درباره ویژگیهای کلیدی فضای کاری بود. همکاری نزدیک با تیم املاک و مستغلات ادوبی، بهعنوان مسئول تحلیل دادههای مربوط به فضاهای کاری، بخشی از این فرآیند بود.
نیازهای کارکنان؛ از شفافیت تا مرزبندی
بررسیها نشان داد که کارکنان به محیطهای شفاف و فضایی که امکان مشاهده فعالیتهای دیگر را فراهم کند، علاقه دارند. همچنین، فضاهای مجهز به فناوریهای قابلاتصال که اشتراک اطلاعات و همکاری مجازی را تسهیل کند، از دیگر درخواستهای آنان بود. علاوه بر این، کارکنان خواستار افزایش تعداد اتاقهای جلسات غیررسمی و سریع بودند. بااینحال، باوجود علاقه به فضای بازتر، نظرسنجیها نشان داد که کارکنان تمایلی به تبدیل محیط کاری به فضایی شبیه استارتآپها ندارند و مرزهای مشخص بین فعالیتها و تیمها را همچنان ضروری میدانند.
طراحی دفتر؛ هماهنگ با فرهنگ بصری ادوبی
طراحی جدید دفتر نیویورک ادوبی، با الهام از نتایج این مطالعات، در حال انجام است و شور و شوق زیادی پیرامون آن وجود دارد. این فرآیند به دلیل تطابق با فرهنگ بصری و دادهمحور ادوبی، توانست از طریق تصاویر و تحلیلها ارتباط مؤثری با کارکنان برقرار کند و نیازهای آنان را به زبان طراحی فضا ترجمه کند.
گامی به سوی آینده
باز طراحی دفتر میدن تاون ادوبی، نه تنها پاسخی به چالشهای فعلی این شرکت است، بلکه الگویی برای سایر شرکتهای فناوری به منظور تطبیق با نیازهای در حال تغییر نیروی کار محسوب میشود. این پروژه با تأکید بر ایجاد فضایی الهام بخش و کارآمد، گامی مؤثر در مسیر ارتقای فضای کاری است.
تحول در فضای کاری یودل: از استارتاپ تا شرکتی بالغ
شرکت بازاریابی یودل که از سال 2005 فعالیت خود را آغاز کرده، به سرعت رشد کرده و تعداد کارکنان آن به بیش از 1100 نفر رسیده است. دفتر مرکزی این شرکت در نیویورک، میزبان بیش از یک سوم نیروی کار آن، از جمله تیمهای توسعه دهنده، فروش، عملیات و مدیران ارشد است. اما فضای کاری قدیمی این شرکت دیگر پاسخگوی نیازهای آنها نبود و تغییرات اساسی در این فضا ضروری به نظر میرسید.
چالشهای فضای قدیمی و محدودیتها
فضای قدیمی یودل، که بدون برنامه ریزی و به طور پراکنده شکل گرفته بود، دیگر توان پاسخگویی به نیازهای شرکت را نداشت. کارکنان در گوشهها و فضاهای کوچک متمرکز شده بودند و تیمها از یکدیگر جدا بودند. از طرف دیگر، مدیران در دفاتر خصوصی فعالیت میکردند که ارتباط میان آنها و کارکنان را محدود کرده بود. این وضعیت، مانع از تکامل فرهنگی شرکت از یک استارتاپ به شرکتی بالغ و ساختار یافته شده بود.
تحلیل نیازها و بازطراحی هوشمندانه
یودل با یک بررسی جامع از نیازهای کارکنان و استفاده از هفت شاخص کلیدی، چشم اندازی دقیق برای طراحی فضای کاری خود ترسیم کرد. این تحلیلها نشان داد که تیمهای توسعه دهنده، با وجود نیاز به تعامل بالا، فضایی آرام برای انجام پروژههای فشرده نیز لازم دارند. در پاسخ به این نیاز، طراحی جدید شامل فضایی به نام «واگن آرامش» شد. محیطی نیمه بسته در گوشهای ساکت از طبقه که کارکنان میتوانند بدون مزاحمت در آن فعالیت کنند. این فضا همچنین به طور بصری نشان میدهد که افراد حاضر در آن نباید مورد مزاحمت قرار گیرند.
ضرورت ایجاد فضایی برای تجمعات عمومی
یکی دیگر از نتایج تحلیلها، نیاز به فضایی مرکزی برای تجمعات و جلسات بزرگ بود. در طراحی نهایی، یک راهپله عریض و خاص تعبیه شد که بهعنوان فضایی برای نشستن و گردهماییهای بزرگ عمل میکند. اگرچه در ابتدا کارکنان نسبت به این ایده تردید داشتند، اما این راهپله به یکی از پرطرفدارترین نقاط دفتر تبدیل شد. مدیران گزارش دادهاند که این فضا باعث افزایش تعامل میان تیمها و یادگیری گروهی شده است.
ارتقای تصویر شرکت و جذب استعدادها
با اجرای این طراحی جدید، نه تنها فضای کاری شرکت بهبود یافت، بلکه تصویر یودل بهعنوان یک محیط کاری جذاب نیز تقویت شد. انتشار اخبار مربوط به این تغییرات، موجب افزایش تعداد و کیفیت متقاضیان شغلی شده و موقعیت یودل را بهعنوان شرکتی پیشرو در جذب استعدادها تثبیت کرده است.
آیندهای روشن برای یودل
تحول فضای کاری یودل، گامی موثر در مسیر توسعه و رشد این شرکت به شمار میرود. این باز طراحی، علاوه بر پاسخگویی به نیازهای فعلی، پایهگذار فرهنگ کاری جدیدی شده که تعامل و همکاری را تقویت میکند و بستری برای موفقیتهای آتی فراهم میآورد.
آغاز فرآیند طراحی فضای کاری: پرسشها و چالشها
چالشهایی که Adobe و Yodle با آنها روبهرو شدند، مسائلی هستند که بسیاری از سازمانها با آنها دستوپنجه نرم میکنند. این چالشها نشان میدهند که چگونه پروژهها میتوانند با عباراتی ساده مانند «نیاز به فضای همکاری بیشتر داریم» شروع شوند و به داستانهای عمیقتری درباره چگونگی و چرایی کارکرد افراد تبدیل شوند.
برای شروع این بحث در سازمان خود، علاوه بر تحلیل ویژگیهای هفتگانه با کارکنان، رهبران باید خود را با پرسشهای زیر روبهرو کنند و بهسرعت پاسخ دهند:
- کارکنان ما چه کسانی هستند و در پنج سال آینده چه کسانی خواهند شد؟
- چه افرادی فضای ما را استفاده میکنند (بازدیدکنندگان، مشتریان، اعضای جامعه و غیره) و چرا؟
- چگونه میخواهیم مشتریان، استخدامهای آینده یا سایر بازدیدکنندگان ما را زمانی که وارد فضای ما میشوند، مشاهده کنند؟
- تا چه حد انعطافپذیری و انتخاب در نحوه انجام کار برای ما مهم است؟
- آیا برخی از روشهای کاری بهعنوان امتیازهایی ویژه برای گروهی خاص در نظر گرفته میشوند؟
- چه رفتارهای کاری را میخواهیم تغییر دهیم و به سرعت اصلاح کنیم؟
- چه ویژگیهایی از فضای کاری کنونی، بهرهوری را حفظ میکنند و چرا؟
- اگر افراد بهطور منظم به دفتر نمیآیند، آیا دلیل این عدم حضور را میفهمیم؟
طراحی و تجهیز فضای کاری یک سرمایهگذاری بزرگ است که میتواند به شدت بر نتایج تجاری، از جمله بهرهوری، رضایت کارکنان، جذب استعدادها و تأثیر برند، تأثیر بگذارد. در دنیای طراحی فضای کاری، بهکارگیری آخرین مدها و کپیبرداری از روشهای استارتاپها نمیتواند نتیجه مطلوب را به دست دهد. تنها با پرسیدن سوالات درست و گوش دادن به پاسخهای کارکنان است که میتوان به راه حلهای مؤثر و موفق دست یافت.