صحبت حضوری، پیامک، تماس و ایمیل؛ از هرکدام کی و کجا استفاده کنیم؟
به لطف پیشرفت‌های تکنولوژی، ما امروزه انتخاب‌های زیادی برای برقراری ارتباط در محیط‌های کاری و یا شخصی داریم. ولی یک چالش در این میان وجود دارد و آن هم انتخاب درست و به‌موقع کانال‌های ارتباطی است. برای مثال، زمانی که باید تماس می‌گرفتید، به کسی ایمیل بزنید و یا اینکه ممکن است وقتتان را برای رفت و برگشت و ملاقات حضوری تلف کنید. حتی ممکن است لحن و منظور شما را اشتباه متوجه شوند. به‌عنوان مثالی دیگر، زمانی که باید به مدیر خودتان ایمیل بزنید، پیامک می‌زنید و مدیر شما ممکن است فکر کند شما غیرحرفه‌ای هستید.
بنابراین، تنوع کانال‌های ارتباطی اگرچه مزایای زیادی به همراه دارد، ولی انتخاب صحیح بین آن‌ها گاهی ممکن است چالش‌برانگیز باشد، چراکه هرکدام از آن‌ها معمولاً کاربرد خاصی در بین مشاغل و گروه‌های مختلف پیدا کرده‌اند.
به همین منظور، در ادامه‌ی این مقاله برخی از رایج‌ترین کانال‌های ارتباطی و راه‌های استفاده (و نه سوءاستفاده) از آن‌ها در محیط‌های کاری را مطرح می‌کنیم. مطمئناً برخی از این قوانین نسبتاً شهودی بوده و قانون مکتوب و خشک خاصی در مورد آن‌ها وجود ندارد؛ بنابراین، با تغییر هنجارهای محل کار، کمی تجدید نظر هرگز ضرری ندارد.
۱. ارتباط حضوری و چهره به چهره
خیلی‌ها معتقدند که صحبت کردن رو در رو با افراد هنوز بهترین گزینه است. آن‌ها معتقد هستند که تمام کانال‌های ارتباطی دیگر تنها سعی در شبیه‌سازی ارتباط رو در رو دارند. بنابراین، آن‌ها معتقد هستند که هر زمانی که ممکن است، به دنبال بهره گرفتن از موقعیت‌های یک به یک باشید.
جلسات گروهی به نوبه خود بسیار عالی هستند، ولی از آنجایی که این جلسات بیشتر عمومی هستند، لزوماً این جلسات زمان مناسبی برای نزدیک شدن و صحبت کردن با رئیس خود و یا هر شخص دیگری برای تصمیم‌گیری در مورد مسائل بااهمیت‌تر نیستند. در عوض، یک جلسه‌ی انفرادی مثل یک گپ سریع در کافه‌ی شرکت، هنگام صرف ناهار و یا در مسیر پارکینگ را امتحان کنید (البته با فرض اینکه طرف مقابل شما عجله زیادی ندارد). البته روش رسمی‌تر و شاید بهتر این باشد که به اتاق رئیستان رفته و از او بپرسید آیا چند دقیقه برای صحبت با شما وقت دارند؟ زیبایی و جذابیت این نوع برخوردهای رو در رو و سریع این است که شما می‌توانید پاسخ سؤال خود را خیلی سریع‌تر دریافت کنید و بتوانید پروژه و یا تصمیم مرتبط با خود را با سرعت بیشتری پیش ببرید.
بنابراین، توصیه‌ی ما این است که برای استفاده‌ی حداکثری از این برخوردهای بداهه آماده شوید. شما باید دقیقاً بدانید که پیام‌تان چیست و از این تبادل چه چیزی می‌خواهید.
۲. ایمیل
ارسال ایمیل یک پروتکل استاندارد در بسیاری از ادارات و شرکت‌ها است، اما در اینجا نیز باید مهارت‌های خود را اصلاح و یا تقویت کنید.
در میان تنوع کانال‌های ارتباطی، زیبایی و مزیت استفاده از ایمیل این است که می‌توانید افکار خود در مورد یک موضوع خاص را به طور کامل بیان کنید. علاوه بر این، شما زمان کافی برای فکر کردن در مورد پیام خود، نحوه جمله‌بندی و یا بیان درخواست خواهید داشت. بنابراین، با استفاده از ایمیل شما می‌توانید هر کاری انجام دهید، از پیشنهاد یک ایده به رئیس خود گرفته، تا تشکر از فردی برای میزبانی یک رویداد.
با این حال، ارسال ایمیل نیز چالش‌هایی به همراه دارد. چالش اصلی ارسال ایمیل، ایجاد ساختاری واضح و متقاعدکننده برای انتقال پیام است. اگر اصول ارسال ایمیل را رعایت نکنید (مثلاً از عنوان خاصی برای ایمیل استفاده نکنید)، احتمالاً کسی زحمت خواندن پیام شما را به خود نخواهد داد و یا اینکه پاسخ موردنظر را دریافت نخواهید کرد. علاوه بر این، شما می‌توانید ایمیل‌های خود را کمی گرم‌تر کنید تا راحت‌تر و دوستانه‌تر به نظر برسند. در همین راستا، توصیه‌ی ما این است که برای شروع از زبان واقعی و محاوره‌ای استفاده کنید. به‌عنوان مثال، زمانی که می‌توانید بنویسید «اما»، از کلمات و ساختارهای دیگری مثل «علی‌رغم» «با این حال» و … استفاده نکنید. در طول ایمیل از جملات طولانی استفاده نکنید. جملات طولانی را به جملات کوتاه‌تر تقسیم کنید. به طور خلاصه، شاید بهتر باشد همان‌طور که صحبت می‌کنید بنویسید.
۳. پیامک
ارسال پیامک‌های کاری و یا در محل کار روز به روز محبوب‌تر می‌شود. ولی این موضوع هم نیاز به کمی دقت بیشتری دارد.
در بهترین حالت، ارسال پیامک یک روش آسان و دوستانه برای برقراری ارتباط است. مثلاً می‌توانید با پیامک به همکارتان بگویید که از صحبتی که هنگام ناهار داشتید لذت بردید و یا اینکه به رئیس خود بگویید در ترافیک گیر کرده‌اید و حدوداً ۱۰ دقیقه دیرتر به جلسه می‌رسید. استفاده از پیامک برای شرایط این‌چنینی می‌تواند نشان دهد شما مسئولیت‌پذیر هستید.
به همین دلایل، امروزه ارسال پیامک در طیف وسیعی از موقعیت‌های تجاری قابل قبول‌ترشده است. شرکت رابینسون اخیراً مطالعه‌ای منتشر کرده است که نشان می‌دهد از طریق استفاده از پیامک می‌توانید مشتریان خود را با موفقیت در فرایندهای بازاریابی موردنظر خود درگیر کنید.
به‌عنوان مثال، طی یک نظرسنجی از افراد پرسیده شده شد «آیا ارتباط با فروشنده از طریق ارسال پیامک را تأیید می‌کنید؟» حدوداً ۶۹ درصد شرکت‌کنندگان جواب «بله» دادند. از سوی دیگر، زمانی که از افراد پرسیده شد «در میان کانال‌های ارتباطی، کدام گزینه بیشترین سهولت را برای ارسال پاسخ دارد؟»، حدود ۵۳ درصد پیامک را انتخاب کردند و ایمیل نیز انتخاب ۴۱ درصد از شرکت‌کنندگان بود.
واضح است که مصرف‌کنندگان انتظار دارند – و حتی ترجیح می‌دهند – پیام‌هایی را از فروشندگان و کسب‌وکارها دریافت کنند. شرت رابینسون همچنین بر اساس یک نظرسنجی می‌گوید که مشتریان بالقوه‌ای که پیام‌های متنی دریافت می‌کنند، دو برابر بیشتر احتمال دارد که از صرفاً راغب بودن، به مشتری واقعی تبدیل شوند.
علی‌رغم تمام مزایای نام برده، مضرات زیادی هم در مورد استفاده از پیامک وجود دارد. در مقاله‌ای که اخیراً در Wall Street Journal منتشر شده بود، نویسنده داستانی را تعریف می‌کند که فردی قصد داشت یک پیامک با مضمون عاشقانه برای همسر خود ارسال کند، ولی آن را به اشتباه برای مدیر خود فرستاد. بنابراین، همین نکته‌ی بسیار ساده را همیشه در ذهن داشته باشید و به آن خیلی دقت کنید: همیشه قبل از ارسال پیامک همه چیز را مجدداً بررسی کنید (از متن پیامک گرفته تا اسم و شماره‌ی گیرنده) و در صورت وجود هرگونه اشتباه، آن را تصحیح کنید. وجود یک اشتباه تایپی همیشه تأثیری منفی روی پیام شما خواهد داشت.
در نظر داشتن این موضوع می‌تواند تأثیر زیادی در ارسال پیامک شما داشته باشد: همیشه مطمئن شوید که بعد از ارسال پیامک، گیرنده‌ی متن از دریافت و خواندن آن احساس خوبی پیدا می‌کند. اگر این کار را به روش اشتباهی انجام دهید، پیام شما می‌تواند تأثیری منفی داشته باشد.
۴. تماس تلفنی
بسته به شرایط، استفاده از تماس‌های تلفنی می‌تواند بسیار مؤثر باشد. اگر رابطه نزدیکی با فردی دارید، می‌توانید با او تماس گرفته و به‌صورت تلفنی صحبت کنید. ولی اگر آن شخص را به‌خوبی نمی‌شناسید و رابطه خاصی بین شما وجود ندارد، بهتر است با شما تلفن شخصی او تماس نگیرید. به‌عنوان مثال، اگر در یک مصاحبه شغلی شرکت می‌کنید، احتمالاً ایده خوبی نیست که با تلفن شخص معاون تماس بگیرید، چراکه برای این کار بهتر است با مسئول کارگزینی تماس داشته باشید.
علاوه بر این، تماس با یک خط کاری باید آخرین گزینه شما برای برقراری ارتباط باشد، چراکه مشکل پاسخ ندادن به تلفن‌های کاری و اداری امروزه تقریباً تبدیل به معضلی جهانی شده و در همه‌جا رایج است.
ارسال پیام در پیغام‌گیر نیز به همین شکل بی‌فایده است، چراکه خیلی بعید است کسی امروزه کسی بخش پیغام‌گیر تلفن همراه خود را بررسی کند! بنابراین، اگر واقعاً می‌خواهید با کسی ارتباط برقرار کنید، بهتر است گزینه دیگری را امتحان کنید.
منبع: Fast Company
