بهرهوری چیست و چرا اهمیت زیادی دارد؟
بهرهوری نیروی کار و کارمندان همیشه بحث مهم و داغی بوده است. حتی پیش از آغاز بحران همه‌گیری کرونا که بسیاری از مناسبات کاری را دستخوش تغییر کرد، بحث بهرهوری مطرح بوده و اهمیت بالایی داشت. در این مقاله به‌صورت دقیق‌تری به مفهوم بهرهوری می‌پردازیم. اینکه چه معنایی دارد، چطور بهرهوری را اندازه‌گیری کنیم و اینکه چطور میزان آن را در کارکنان سازمان افزایش دهیم.
منظور از بهرهوری چیست؟
بهرهوری را می‌توان «نسبت بین حجم خروجی‌ها و حجم ورودی‌ها» دانست. ورودی می‌تواند هر چیزی باشد. به‌عنوان مثال، زمان، نیروی انسانی، تجهیزات، سرمایه و یا زمین. خروجی هم چیزی است که ساخته می‌شود، مثل یک ماشین. یا مقدار ذرتی که در یک زمین کاشته و برداشته می‌شود.
اگرچه سنجش و اندازه‌گیری بهرهوری در این مثال‌های مربوط به کشاورزی و یا تولید آسان به نظر می‌رسد. ولی همیشه این‌طور نیست. وقتی بحث از خدمات می‌شود، اندازه‌گیری بهرهوری بسیار دشوار خواهد بود. به عنوان مثال، یک دفتر قضایی، یک مشاور سلامت و یا یک کسب‌وکار بیمه را در نظر بگیرید. تمام آن‌ها ورودی‌های متفاوتی دارند و تعریف ماهیت آن‌ها و تعریف بهرهوری برای آن کسب‌وکار بسیار دشوار است.
بهرهوری چطور اندازه‌گیری می‌شود؟
اندازه‌گیری بهرهوری بسیار پیچیده است. چرا که با یک متغیر ورودی و خروجی روبه‌رو نیستیم. ولی در ساده‌ترین روش، بهرهوری یعنی تقسیم خروجی بر ورودی. بنابراین، اگر ۳۰۰۰ ماشین توسط ۱۰۰ کارگر بسازیم، محاسبه ما به شکل زیر خواهد بود:
۳۰ ماشین در روز = ۱۰۰ کارگر ÷ ۳۰۰۰ ماشین
ولی همانطور که بیان شد، این موضوع در بحث خدمات بسیار پیچیده‌تر است،چراکه بیشتر بر موضوعات کیفی متمرکز است و کَمی کردن آن‌ها می‌تواند بسیار دشوار باشد. برخی از مجموعه‌ها سعی دارند مقدار خروجی و کار انجام شده توسط هر کارگر را تقسیم به حقوق دریافتی آن‌ها کنند. برخی دیگر به کارکنان خود اهداف کاری و عملکردی می‌دهند و سپس بهرهوری را نسبت به این اهداف می‌سنجند. برخی دیگر نیز بهرهوری را از نگاه رضایت و تجربه مشتری اندازه‌گیری می‌کنند. موضوع کیفیت در صنعت خدمات بسیار اهمیت دارد، چرا که مشتریان خدمت شما را بر اساس کیفیت آن قضاوت می‌کنند.
چرا بهرهوری اهمیت دارد؟
فرقی نمی‌کند چطور بهرهوری را اندازه‌گیری می‌کنید. با این حال، فکر می‌کنید چرا مدیران سازمان‌ها، کارخانه‌ها و کسبوکارها تا این اندازه به این موضوع توجه دارند؟ دلایل مختلفی برای آن مطرح می‌شود. در ادامه چند مورد از آن‌ها را مرور می‌کنیم.
بازدهی
بازدهی با بهرهوری تفاوت دارد. ولی این دو مفهوم ارتباط بسیار زیادی با یکدیگر دارند، تا جایی که بهرهوری را گاهی اوقات به‌عنوان یکی از ابزارهای سنجش بازدهی محصول در نظر می‌گیرند.
در دنیایی که سعی در کاهش اثرات زیست‌محیطی فعالیت‌های انسانی داریم، سازمان‌ها باید به کارایی و بازدهی بالایی از منابع استفاده کنند و تا جای ممکن ضایعات کمتری داشته باشند. علاوه بر این، در شرایط پساکرونایی شاید حتی این انتظار از کارمندان ایجاد شود که در ازای منابع کمتری، بازدهی بیشتری هم داشته باشند. تولید بیشترین خروجی در ازای هر میزان منابعی که در اختیار ما قرار می‌گیرد، می‌تواند کمک بزرگی به افزایش بازدهی داشته باشد.
استانداردهای زندگی
بهرهوری بیشتر به معنای نتایج بهتر برای تمام افراد است و این موضوع تنها محدود به سازمان‌ها نمی‌شود. افزایش بهرهوری می‌تواند افزایش دستمزد و حقوق را به دنبال داشته باشد، چراکه سازمان‌ها سود بیشتری می‌کنند. این موضوع همچنین می‌تواند باعث کاهش هزینه‌های شما شود، بنابراین قادر خواهید بود تا قیمت محصولات و یا خدمات خود را کاهش دهید و از این طریق مزیت رقابتی به دست بیاورید. در نتیجه، تقاضا برای محصولات/خدمات شما افزایش پیدا می‌کند، سود بیشتری خواهید کرد و اشتغال بیشتری هم ایجاد خواهد شد. همه‌ی این موارد حاکی از آن است که بیان اهمیت بهرهوری واقعاً دشوار و شاید غیرممکن است. بهبود این شاخص می‌تواند تأثیرات زیادی داشته و حتی استانداردهای زندگی ما را نیز بالاتر ببرد. از سوی دیگر، با پایین رفتن میزان بهرهوری، حقوق‌ها کاهش پیدا می‌کند و برخی سازمان‌ها نیز ناچار خواهند بود تعدیل نیرو انجام دهند.
سودآوری
افزایش بهرهوری کسبوکارها به معنای افزایش سودآوری آن‌ها خواهد بود. این موضوع می‌تواند یک بازی برد – برد برای تمام طرفین باشد. سازمان‌ها ممکن است حقوق و مزایای شما را افزایش دهند، افزایش تقاضا به معنای نیاز به افزایش فرصت‌های شغلی نیز خواهد بود. سازمان‌ها همچنین می‌توانند بخشی از این سود را به توسعه بیشتر کسب‌وکار خود اختصاص دهند.
سلامت و رفاه کارکنان
بهرهوری و رفاه با یکدیگر ارتباط دارند. وجود مشغله زیاد و زمان کم برای انجام آن‌ها می‌تواند استرس‌زا باشد. کار کردن در محیط‌های این‌چنینی می‌تواند سریعاً کارمندان را افسرده و دل‌زده کند. اگر به کارکنان کمک شود که بهرهوری بالاتری داشته باشند، آن‌ها کارها را بهتر و سریع‌تر انجام خواهند داد، استرس کمتری خواهند داشت و شانس بیشتری برای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی، شخصی و فرصت‌های توسعه حرفه‌‌ای خودشان پیدا می‌کنند.
البته از منظر دیگری هم می‌توان به این موضوع نگاه کرد. کارکنانی که در رفاه قرار داشته و از شرایط کاری خودشان راضی باشند، به احتمال زیاد بهرهوری بیشتری هم خواهند داشت.
روحیه بهتر
زمانی که افراد از زمان خود بهتر و کارآمدتر استفاده می‌کنند، روحیه بهتری خواهند داشت. این احساس بهتر می‌تواند در تمام سازمان پخش شده و روحیه آن‌ها را افزایش دهد. افزایش سطح روحیه کارکنان می‌تواند افزایش همکاری آن‌ها را به همراه داشته باشد. با این حال، اگرچه روحیه بهتر می‌تواند بهرهوری را افزایش دهد، سنجه‌های بهرهوری، رفاه کارکنان را در نظر نمی‌گیرند. به عنوان مثال، ندادن زمان کافی برای انجام وظایف و کارها می‌تواند به روحیه کارکنان آسیب زده و بهرهوری را نیز کاهش دهد.
تعهد کارکنان
بهرهوری ارتباط نزدیکی با تعهد کارکنان دارد. کارکنان غیرمتعهد بهرهوری بسیار پایینی دارند و ضررهای سنگینی به مجموعه وارد می‌کنند. طبق برآوردهای انجام شده توسط مؤسسه Gallup، کارکنان متعهد ۲۱ درصد سودآوری بیشتر و ۱ درصد بهرهوری بیشتری از کارکنان غیرمتعهد دارند. نرخ استعفا و ترک شغل، سلامت کاری، برخورد با مشتری و … نیز در میان آن‌ها بهتر و بیشتر است.
رضایت مشتری
تمام مزایای بهرهوری به سازمان و کارکنان بازنمی‌گردد. افزایش این نرخ (مثلاً پاسخ‌گویی سریع‌تر به سؤالات و درخواست‌های مشتریان) می‌تواند رضایتمندی آن‌ها را نیز افزایش دهد. با این حال، زمانی که بهرهوری را از روش‌های صرفاً کَمی می‌سنجیم، رضایتمندی مشتری را معمولاً در نظر نمی‌گیریم. ممکن است خدمات خود را خیلی سریع و بدون تعلل به مشتری ارائه کنید، ولی به این معنا نخواهد بود که خدمات شما کیفیت خوبی داشته و مشتری راضی است. به همین خاطر است که کیفیت خدمات را هم حتماً باید محاسبات بهرهوری بگنجانیم.
چه چیز باعث کاهش بهرهوری می‌شود؟
بر اساس تحقیقی که در سال ۲۰۱۹ در انگلستان انجام شده بود، تنها یک چهارم کارکنان و کارمندان بر این باور هستند که در محل کار بهره‌ور هستند. کاهش بهرهوری معضلی است که بسیاری از کشورها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند و این بیماری بسیار گسترده است. با این حال، چه چیزی باعث کاهش بهرهوری می شود؟ برای موضوعی به این پیچیدگی، طبعاً بیش از یک پاسخ وجود دارد. برخی از علت‌های کاهش بهرهوری را مرور خواهیم کرد.
حاضر و غایب گرایی
یکی از اصلی‌ترین مشکلات، رفاه کارکنان است. سطح رفاه بالا باعث افزایش بهرهوری می‌شود و برعکس. مرخصی‌های استعلاجی تأثیر چشم‌گیری در بهرهوری دارند. بررسی‌های انجام شده، هزینه‌های کاهش بهرهوری مرتبط با مریضی کارکنان را در حدود ۵۳۰ میلیارد دلار در سال تخمین می‌زنند. موضوع بسیار ساده است، زمانی که کارمندان مریض باشند نمی‌توانند کار کنند و اگر هم کار کنند، بهرهوری آن‌ها کمتر خواهد بود. بنابراین، اگر قصد دارید که بهرهوری را در سازمان خود افزایش دهید، باید به موضوع مرخصی‌های استعلاجی توجه داشته باشد.
همانطور که غیبت‌های کارکنان به خاطر مریضی یکی از نشانه‌های کاهش بهرهوری است، ساعات کاری و حضور زیاد در محل کار نیز نشان از مشکل در بهرهوری دارد. اینکه کارمندان مجبور باشند ساعات زیادی را اضافه‌کاری کنند، به این معنا است که کارها به‌خوبی پیش نمی‌رود و برخی کارهای خود را به‌خوبی انجام نمی‌دهند.
ساعات کاری زیاد می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد: فرهنگ سازمانی اشتباه که برای دریافت ارتقاء باید به‌سختی کار کرده و اضافه‌کاری کنید، کارکنان نمی‌توانند در ساعات کاری روی کار خودشان تمرکز کنند، نمی‌توانند بخش‌هایی از کار را با دیگران تقسیم کنند، شاید هم روند و فرایندهای کار بسیار پیچیده و طولانی هستند.
در هرحال، ساعات کاری طولانی و اضافه‌کاری مشکلی است که سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. کار کردن بیش از حد چیزی به دستاوردهای شما اضافه نمی‌کند، بلکه می‌تواند نتیجه برعکسی داشته باشد. برخی معتقد هستند که کاهش ساعات کاری می‌تواند یک راهکار عالی برای افزایش بهرهوری باشد. به همین خاطر است که برخی پیشنهاد می‌کنند تعداد روزهای کاری هفته به ۴ کاهش پیدا کند. ۳ روز تعطیلی به سلامت روحی و جسمی و رفاه کارکنان کمک زیادی می‌کند و تعادل بسیار بهتری بین زندگی شخصی و کاری خودشان برقرار می‌کنند.
حواس‌پرتی و عدم کنترل
چه چیزی باعث می‌شود که افراد در طی ساعات کاری بهره‌ور نباشند؟ حواس‌پرتی یکی از اصلی‌ترین دلایل است. ایمیل‌های زیاد، جلسات مکرر، سروصدا، زمان‌های استراحت زیا و طولانی، شرایط محیطی نامناسب، تلفن همراه و … همگی جزو دلایلی هستند که می‌توانند حواس کارمندان را از کار اصلی پرت کنند.
بسیاری از این مشکلات در زمان همه‌گیری کرونا و شرایط دورکاری حل شده بودند. کار کردن از منزل خیلی از این ایرادات و حواس‌پرتی‌ها را ندارد. با رفع شدن شرایط قرنطینه و حضور مجدد کارکنان در محل کار، سازمان‌ها باید به‌دنبال روش‌هایی برای ایجاد کنترل و آزادی عمل کارکنان بر محیط کار باشند تا بتوانند حجم این حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهند. پیدا کردن راهکارهای جایگزین ایمیل برای مکاتبات درون/بیرون سازمانی هم می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.
ارتباط کاری و جریان اطلاعات اشتباه
کمبود ارتباط می‌تواند احساس طردشدگی و تنهایی را در کارکنان ایجاد کند. احساس‌هایی از قبیل اینکه: کارکنان نتوانند اطلاعات نیاز برای انجام کاری را به دست بیاورند، کارکنان نتوانند از کسی سؤال کنند، مدیران سازمان در دسترس نباشند و … می‌تواند به روحیه کارکنان آسیب زده و ایجاد استرس کند. در نتیجه، بهرهوری کاهش پیدا می‌کند.
به کانال‌های ارتباطی سازمان خود توجه کنید. موضوع ارتباطات در زمان‌های دورکاری اهمیت بسیار بیشتری پیدا می‌کند. در این زمان، کانال‌های ارتباطی باید به‌خوبی عمل کرده و جریان اطلاعات به‌راحتی در سازمان گردش داشته باشد. اگر مشکلی در راه‌های ارتباطی وجود دارد، آن‌ها را پیش از آنکه آسیبی جدی به شما وارد کنند، اصلاح کنید.
راه‌های افزایش و بهبود بهرهوری
در این بخش، برخی از روش‌های متداول و کارآمد برای افزایش بهرهوری را مرور خواهیم کرد.
اهداف بهرهوری را تعیین کنید
پرمشغله بودن لزوماً به معنای بهره‌ور بودن نیست. کارها و وظایفی را به صورت کمی تعیین کنید که در بهرهوری تأثیر دارند. سپس زمانی را برای انجام دادن آن‌ها تعیین کنید. به عنوان مثال، یک بازاریاب تلفنی باید در طول روز x مقدار تماس بگیرد.
روی وظایف و کارهای غیر بهره‌ور کنترل داشته باشید
هرکس در طول روز بخشی از زمان خود را با کارهای مختلفی هدر می‌دهد که هیچ تأثیری در بهرهوری ندارند. شناسایی این کارها و مدیریت کردن آن‌ها می‌تواند تأثیر زیادی در بهبود بهرهوری داشته باشد. به عنوان مثال، زمان خاصی از روز را به بررسی ایمیل‌ها و یا سایر راه‌های ارتباطی اختصاص دهید. اگر در حال تنظیم یک جلسه با فرد خاصی هستید، از خودتان بپرسید آیا این کار واقعاً ضرورت دارد؟ چه دستاوردهایی از این کار می‌خواهم داشته باشم؟
چند کار را به صورت همزمان انجام ندهید
شاید به نظر برسد که چند کار مختلف را با هم پیش می‌برید و گمان می‌کنید که بهرهوری خیلی بالایی دارید، ولی واقعیت این است که انجام مفید بیش از یک کار در هر لحظه ممکن نیست. وقتی که مولتی تسک (Multi-Task) باشید، خیلی سریع از کاری به کار دیگر می‌روید. این یعنی باید تمرکز خود روی یک موضوع را متوقف کرده و زمان ارزشمندتان را از دست بدهید. سپس مجدداً روی موضوع جدید متمرکز شوید. این موضوع به‌خصوص زمانی صدق می‌کند که مشغول انجام کارهای پیچیده باشید. تخمین زده می‌شود که انجام همزمان بیش از یک کار باعث می‌شود بهرهوری تا حدود ۴۰ درصد کاهش پیدا کند. برای انجام این کار، مدیریت زمان انجام داده و هر بازه زمانی را تنها به انجام یک کار اختصاص دهید. وقتی آن وظیفه/کار به اتمام رسید، کار بعدی را شروع کنید.
تشویق را در دستور کار قرار دهید
اینکه کارمندی به‌خاطر عملکرد خوبش تشویق شود باعث افزایش روحیه، تعهد و بهرهوری او می‌شود. این امر همچنین باعث می‌شود آن فرد به‌عنوان الگویی برای سایر کارکنان باشد و فرهنگ مناسبی در محل کار ایجاد شود. بر اساس تحقیقی که مؤسسه Deloitte انجام داده بود، بهرهوری و عملکرد در سازمان‌هایی که کارکنان نمونه را معرفی می‌کنند، حدود ۱۴ درصد بالاتر است. موضوع مهم دیگر، مرجع این تشویق‌ها است. هرچه مدیران سطوح بالاتر سازمان افراد را تشویق کنند، تأثیرگذاری آن بالاتر خواهد بود.
تفویض و محول کردن کارها
یک باور اشتباه در میان برخی مدیران و رهبران تیم‌ها وجود دارد که «اگر می‌خواهید کاری به خوبی انجام شود، خودتان آن را انجام دهید». این جمله به این معنا است که به تیم و کارکنان خود اعتماد ندارید. در نتیجه، سر شما بیش از اندازه شلوغ خواهد شد، استرس کاری شما بالا رفته و بهرهوری کاهش پیدا می‌کند.
مدیرها باید به اعضای تیم خود اعتماد کافی داشته باشند و کارهایی را کاملاً به عهده آن‌ها بگذارند و بر تمام فرایند نظارت نداشته باشند. اگر احساس می‌کنید که چنین چیزی ممکن نیست و کارکنان از عهده انجام آن برنمی‌آیند، وقت آن است که آن‌ها را بیشتر آموزش دهید.
از ابزارهای مناسب استفاده کنید
استفاده از ابزارهای ارتباطی صحیح به این معنا است که پیام‌ها در زمان مناسب، به دست افراد مناسب می‌رسد. کارکنان سریعاً به اطلاعات دسترسی خواهند داشت و همکاری تیمی به خوبی در مجموعه جریان دارد. تمام این موارد می‌تواند موانع بهرهوری را از میان برداشته و آن را بهبود ببخشد.
منبع: Workplace
در شرایط انقلابی باید چه کرد