چطور با مرتب کردن فضای کار بهره‌وری را افزایش دهیم؟
بهره‌وری را می‌توان قلب و روح هر سازمانی دانست. اگر می‌خواهید بهره‌وری خود و یا کارکنانتان را افرایش دهید، مرتب کردن میز کار و نظم بخشیدن به آن می‌تواند نقطه آسانی برای شروع باشد. البته منظور ما لزوماً تغییر محل کار نیست، بلکه مرتب کردن، تغییر چیدمان مبلمان و حتی تجهیزات اداری و … می‌تواند فضای کاری را تغییر داده و در عملکرد کارکنان نیز تاثیر داشته باشد.
خوشبختانه، منابع و توصیه‌های مختلفی برای مرتب کردن میز کار و نظم بخشیدن به دفتر وجود دارند که با استفاده از آنها می‌توانید دفتر خودتان را به مکان مناسب و بهتری برای کار کردن تبدیل کنید. در این مقاله به برخی از این نکات و توصیه‌ها اشاره می‌کنیم.
۱. به جریان هوا و دمای محیط اهمیت بدهید
همه چیز به مرتب کردن میز کار برنمی‌گردد و گاهی اوقات باید کارمان را در مقیاس بزرگ‌تری انجام دهیم. اطمینان حاصل کنید که فضای کاری شما دارای ترکیب مناسبی از جریان هوا، دما و رطوبت است. کیفیت هوای داخل دفتر کار می‌تواند روی سلامت، روحیه و در نتیجه بهره وری شما تاثیر داشته باشد. به همین خاطر، سرمایه‌گذاری روی خرید گیاهان، سیستم هواکش و پنجره‌های جدید را در برنامه‌های خودتان بگنجانید. هوای تازه به شما کمک می‌کند تا تمرکز و عملکرد بهتری داشته باشید و هرگز نباید از اهیت این مورد غافل شوید.
۲. نور طبیعی را افزایش دهید
اگر علائم خستگی چشم، سردرد و یا تاری دید را مکرراً تجربه می‌کنید، این مورد را خیلی بیشتر باید جدی بیگرید. استفاده حداکثری از نور طبیعی در محیط کار می‌تواند تاثیری باورنکردنی در کاهش خستگی چشم شما داشته باشد. نور طبیعی همچنین روحیه و انرژی شما را نیز تقویت کرده و در نتیجه بهره روی شما نیز افزایش پیدا خواد کرد. اگر به دنبال روش‌های برای مرتب کردن میز کار جهت افزایش بهره وری هستید، شاید کمتر گزینه‌ای به اندازه استفاده از نور طبیعی در محیط کار تاثیرگذار باشد.
۳. روی میز کار یک بطری آب نگه دارید
مشغول مرتب کردن میز کار خودتان هستید؟ حتماً جایی را برای نگهداری یک بطری آب اختصاص دهید. البته منظور ما نگه داشتن بطری آب برای زیبایی میز نیست! افزایش مصرف آب باعث بهبود کیفیت خواب، سطح انرژی، هوشیاری و آگاهی شما خواهد شد. با قرار دادن دائمی یک بطری آب روی میز همیشه به خودتان یادآوری می‌کنید که باید آب بنوشید. کافی است این عادت را برای چند روز و چند هفته ادامه دهید تا نتایج شگفت‌انگیز آن را خودتان مشاهده کنید.
۴. عوامل پرت کننده حواس را کاهش دهید
این مورد واقعاً به موضوع مرتب کردن میز کار بازمی‌گردد. هرچه خرت‌وپرت و عوامل پرت کننده حواس کمتری روی میز شما باشد، کیفیت کارتان بهتر خواهد بود. بنابراین، وسایل اضافی را از روی میز بردارید. علاوه بر این، برای اینکه اجازه ندهید چیزی تمرکز شما را از بین ببرد، تلفن خود را در حالت بی‌صدا قرار داده و اعلان‌های تلفن همراه و یا لپ‌تاپ خودتان را نیز موقتاً خاموش کنید. با این کار، همه‌چیز برای تمرکز کامل و به حداکثر رساندن بهره‌وری آماده خواهد بود.
۵. غذاها و تنقلات جایی روی میز کار ندارند
حتماً یادتان باشد که غذاها (به خصوص غذاهای ناسالم) را از میز کارتان دور نگه دارید. یادتان باشد، انرژی روزانه و انرژی لازم برای انجام کار شما توسط غذاهایی که می‌خورید تامین می‌شود. بنابراین، هرچه تغذیه بهتری داشته باشید، آمادگی جسمانی و ذهنی بهتری را نیز برای کار کردن و تمرکز کردن خواهید داشت. اگر می‌خواهید احساس پرانرژی بودن، مثبت و متمرکز بودن داشته باشید، یک رژیم غذایی مغذی و متعادل را پیش بگیرید. خیلی اوقات ما برخی تنقلات را روی میز کارمان قرار میدهیم و حین کار کردن آنها را مصرف می‌کنیم. این یک عادت اشتباه است و باعث تداخل در رژیم غذایی شما می‌شود. با این حال، اگر می‌خواهید چیزی را در میان ساعات کاری مصرف کنید، ترجیحاً از گروه سبزیجات و یا دانه‌های مغذی و آجیل‌ها باشد. مصرف این مواد به شما کمک می‌کند تا از احساس تنبلی و سنگینی که پس از مصرف غذاهای ناسالم ایجاد میشوند جلوگیری کنید.
۶. روی دکور اتاق و سیستم ذخیره‌سازی بهتر سرمایه‌گذاری کنید
اگر دورکاری می‌کنید، سرمایه‌گذاری روی قفسه‌های دیواری زیبا و شیک را حتماً جزو برنامه‌های خودتان قرار دهید. این قفسه‌ها به زیبایی و دکور اتاق شما کمک می‌کند. از سوی دیگر، باعث خلوت شدن زمین و میز کار نیز خواهند شد. از سوی دیگر، شما می‌توانید برخی لوازم ضروری را روی این قفسه‌ها قرار دهید و در آینده دسترسی آسان‌تری به آنها داشته باشید. به صورت کلی، هرچه لوازم کاری شما منظم و مرتب‌تر باشد، باعث آرامش ذهنی بهتر شده شده و در نتیجه کارایی و بهره‌وری شما را نیز افزایش خواهند داد. از سوی دیگر، پیدا کردن و دسترسی به آن نیز در آینده آسان‌تر خواهد بود. اگر دورکاری نمی‌کنید، از سازمانی که برای آنها کار می‌کنید بخواهید که چنین ابزاری را برای شما تهیه کنند.
۷. مرتب کردن میز کار را تبدیل به عادت روزانه کنید
یکی از بهترین ایده‌ها و راهکارها این است که در پایان هر روز کاری، میز کار را به خوبی مرتب و تمیز کنید. با انجام این کار، در روز کاری بعد همه چیز برای شرو کار آماده خواهد بود و دیگر احتیاجی نیست تا کارتان را با تمیز و مرتب کردن میز کار شروع کنید. تمیز کردن میز و محیط کار اصلاً زمان‌بر نیست و به آسانی انجام می‌شود. برای انجام این کار می‌توانید از محلول‌های پاک‌کننده سطوح و یا حتی دستمال‌های مرطوب استفاده کنید. اگر جزو افرادی هستید که از همین میز برای غذا خوردن هم استفاده می‌کنید، رعایت این مورد اهمیت خیلی بیشتری پیدا می‌کند.
۸. خودتان را در محیط زندانی نکنید
به صورت کلی، در طول روز کار نباید بدون تحرک باشید. بعد از مدتی کار کردن از جای خود بلند شده و کمی حرکت کنید. این حرکت و کمی قدم زدن نه تنها برای سلامت جسم شما بسیار مفید است، بلکه به ذهن شما نیز فرصتی برای استراحت و دسته‌بندی موضوعات خواهد داد. بر همین اساسا، دقت کنید که میز و یا دفتر کار شما خیلی محدود نباشد. یعنی وسایلی مانند دستگاه کپی، فکس و یا آب‌سردکن برای تردد و حرکت شما مزاحمتی ایجاد نکنند.
یادتان باشد، بهره‌وری تنها با مقدار زمان صرف شده برای انجام کارها ارتباط ندارد. کیفیت زمان صرف شده هم اهمیت بسیار زیادی دارد. بنابراین، دقت کنید که هر چند وقت یک‌بار به تنظیم و سوخت‌گیری مجدداً خودتان بپردازید!
البته، وجود فضای کافی برای حرکت می‌تواند فواید دیگری هم داشته باشد. شاید شغل شما به نحوی باشد که مستلزم حرکت و صحبت با افزاد مختلف باشید. شاید مدیریت و یا سرپرستی یک بخش را به عهده دارید و حرکت در بخش و سرکشی از کارکنان جزو وظایف شما باشد.
۹. محیط را شخصی سازی کنید
شخصی سازی فضای خود – البته در حد اعتدال – می تواند ارتباط عاطفی شما را با کارتان افزایش دهد. اما مهم است که اجازه ندهید این شخصی سازی‌ها باعث شلوغی میز و محیط کار شما شود.
اگرچه نباید وسایل بلااستفاده را روی میز کارتان نگه دارید، ولی در عین حال ایرادی ندارد که فضا را طوری طراحی کنید که جنبه بصری محیط تقویت شود. از سوی دیگر، استفاده از برخی لوازم (مثل تقویم رومیزی) اگرچه ممکن است جا اشغال کنند و باعث شلوغی میز شوند، ولی جنبه کاربردی داشته و به افزایش بهره‌وری شما کمک خواهند کرد.
در مجموع، می‌توان توصیه کرد که وسایل شخصی خودتان را طوری انتخاب کنید که برای شما الهام‌بخش بوده و اجازه می‌دهد کارآمدتر باشید. به عنوان مثال، استفاده از یک قاب عکس کوچک از بچه‌ها و خانواده در میان افراد متاهل متداول است. آنها معتقد هستند که دیدن این عکس فرزندانشان انگیزه کافی برای کار کردن را به آنها می‌دهد.
در انتها، این را باید در خاطر داشته باشیم که هیچ‌کس با دیگری یکسان نیست. بنابراین، هیچ رویکرد قطعی و کاملی برای چیدمان، طراحی و مرتب کردن میز کار وجود ندارد. اگر مدیر یک سازمان و یک بخش هستید، این نکته می‌تواند برای شما نیز کاربرد داشته باشد. بر اساس این شواهد، بهتر است مدیران به کارکنان خود آزادی عمل در نحوه چینش و تنظیم میز کار خودشان را بدهند. به عنوان مثال، به آنها اجازه دهند که گیاه و یا عکس شخصی خود را به میز کار بیاورند، چراکه این کارها به کارکنان کمک می‌کند تا در دستیابی به اهداف موفق‌تر باشند.
۱۰. فضایی را برای تجهیزات پیدا کنید
تجهیزاتی مثل تلفن همراه و تبلت مانند یک چاقو دولبه عمل می‌کنند. اگرچه این تجهیزات خیلی مهم بوده و کمک زیادی در انجام کارها می‌کنند، ولی در عین حال به عنوان یکی از اصلی‌ترین عوامل پرت‌کننده حواس نیز شناخته میشوند. بنابراین، یکی از بهترین روش‌ها برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی، پیدا کردن یک جای ثابت برای این تجهیزات است.
توصیه ما این است که یک مکان ثابت و اختصاصی (مانند یک کشو) را به این تجهیزات اختصاص دهید. مادامی که تلفن همراه جلوی چشم شما باشد، هر لحظه ممکن است دست به سمت آن برده و شروع به کار کردن کنید. از سوی دیگر، زمانی که این ابزار در کشوی خاصی باشند، متوجه پیام‌ها و نوتیفیکیشن‌ها نیز نخواهید بود و دیگر نمی‌توانند حواس شما را پرت کنند.
۱۱. محیط را جذاب و دوست‌داشتنی کنید
سوال این است، آیا تنها مرتب کردن میز کار کافی است؟ آیا روان‌شناسی رنگ‌ها می‌تواند به افزایش عملکرد و بهره‌وری شما کمک کند؟ مطالعات زیادی در این زمینه انجام شده و روی تاثیر رنگ‌ها در عملکرد مغز تاکید دارند. هنرمندان از تئوری رنگ‌ها برای ترکیب و کنار یکدیگر قرار دادن آنها استفاده می‌کنند تا نتایج زیباشناختی خاصی را تولید کنند. به صورت بسیار خلاصه، باید بگوییم رنگ‌های گرم ضربان قلب و فشار خون را افزایش می‌دهند. ولی رنگ‌های خنک‌تر می‌توانند به آرامش شما کمک کنند.
این موضوع در محیط‌های کاری نیز صدق می‌کند. برخی رنگ‌ها می‌توانند روی عملکرد، خلاقیت، روحیه و کارایی شما تاثیرگذار باشند. به عنوان مثال، آبی یکی از بهترین رنگ‌هایی است که از آن می‌توان در محیط‌های کاری استفاده کرد و افزایش کارایی و تمرکز را به همراه دارد. رنگ سبز نیز همین تاثیرات مشابه را دارد و احساس سلامتی و خوشی را نیز به فرد می‌دهد.
از آنجایی که رنگ‌های آبی و سبز جزو اصلی و متداول‌ترین رنگ‌های موجود در طبیعت هستند، جای تعجبی نیست که باعث بهبود احساس و روحیه انسان میشوند. این رنگ‌ها را در دفتر کار و محیط‌های کاری خودتان به کار بگیرید و تاثیر چشمگیر آنها را خودتان ملاحظه کنید.
از سوی دیگر، اگرچه استفاده از رنگ آبی در محیط کاری می‌تواند تاثیر مثبتی داشته باشد. ولی رنگ آبی مانیتورهای شما بیشترین ضرر را برای چشمتان دارد! کارمندان امروزی شاید حدود ۱۰ ساعت در روز به صفحه مانیتور خیره میشوند و نور آبی این صفحه‌ها برای چشم بسیار مضر بوده و باعث خستگی چشم می‌شود. در میان بهترین راهکارها برای جلوگیری از آسیب دیدن چشم، می‌توان به استفاده از عینک‌های فیلتر نور آبی، اپلیکیشن‌های محدود کننده نور آبی کامپیوترها و شیشه‌های فیلتر نور آبی برای مانیتور اشاره کنیم.
۱۲. مرتب کردن فایل‌ها را فراموش نکنید
همانطور که می‌دانیم، محیط‌های کاری امروزی بیشتر جنبه دیجیتالی پیدا کرده‌اند. بنابراین، هرآنچه در مورد تمیزی و مرتب کردن میز کار، اسناد و مدارک بیان شد، در عرصه دیجیتال نیز مطرح می‌شود. به عبارت دیگر، فایل‌های کامپیوتر و تلفن همراه شما نیز باید مرتب باشد. اگر قرار باشد در طول روز چندین ساعت را به کار با کامپیوتر اختصاص دهید، خیلی ضروری است که تمام فایل‌ها مرتب و دسته‌بندی شده باشند.
برای نظم‌دهی و دسته‌بندی مناسب فایل‌های کامپیوتری، می‌توانید از این مدل ۴ مرحله‌ای استفاده کنید:
مرحله اول: تمرکزسازی – شامل استفاده از یک سیستم مشخص برای نگهداری فایل‌ها، استفاده از قابلیت شبکه برای تبادل فایل با سایرین و ادغام سامانه‌های مختلف
مرحله دوم: ساماندهی – شامل جدا کردن فایل‌های شخصی و کاری، مرتب کردن فایل‌های جدید در همان لحظه، مرتب کردن فایل ها بر اساس دسته‌بندی یا پروژه یا تاریخ، استفاده از کلیدواژه‌ها و برچسب‌های مرتبط.
مرحله سوم: ساختاردهی – شامل ایجاد یک فرمت نام‌گذاری هماهنگ و یکدست، استفاده از نام‌های کوچکی که در خاطر بمانند، مقاومت در برابر ایجاد کپی‌ها و نسخه‌های مختلفی از فایل‌ها
مرحله چهارم: نگهداری – شامل ایجاد یک عادت همیشگی و منظم برای مرتب کردن فایل‌ها، برنامه‌ریزی بررسی محتوا و فایل‌ها، آرشیو کردن فایل‌هایی که استفاده نمی‌کنید
با استفاده از این مدل ۴ مرحله‌ای، بعد از مدت کوتاهی متوجه ساماندهی و نظم فوق‌العاده فایل‌های کامپیوتری خود، و البته تاثیر آن در عملکرد کاری خودتان خواهید شد.
