چگونه در کار و زندگی شخصی اولویت‌بندی داشته باشیم؟
آیا تاکنون این شرایط برای شما پیش آمده است که وقتی دوستتان از شما بپرسد اوضاع و احوالتان چطور است بگویید سرتان بسیار شلوغ است یا آنقدر کار برای انجام دارید که به سختی فرصتی برای خودتان پیدا می‌کنید. این موارد پاسخ‌های رایج به سوال «چه کار می‌کنی؟» هستند. شاید شما آن را به چشم یک پاسخ ساده که به توضیح زیادی نیاز ندارد ببینید یا در پایان هفته از اینکه این همه زمان چگونه سپری شده است متعجب شوید.
واقعیت این است که زمان ارزشمند است و منتظر هیچ‌کس نمی‌ماند. البته بسیاری از ما به صورت ناخودآگاه زمان را هدر می‌دهیم اما هنگامی متوجه این موضوع می‌شویم که اغلب دیر است یا زمان خیلی کمی باقی مانده است. نتیجه‌ی این موضوع این است که فرصت برای انجام کاری که می‌خواستید انجام دهید کم می‌آید یا آن کار شکست می‌خورد.
به زمانی که باید صبح زود برای یک قرار کاری مهم آماده می‌شدید فکر کنید در این شرایط شب قبل تا دیر وقت برای تماشای یک برنامه‌ی تلویزیونی بیدار بوده‌اید و فردا دیر به محل کار رسیده‌اید و این موضوع باعث آشفتگی‌تان و عدم آمادگی مناسب برای ملاقات کاری شده است. آیا مجبور به تماشای آن برنامه و بیدار ماندن تا دیر وقت بودید؟ آیا امکان استفاده از آن زمان برای استراحت کردن وجود نداشت؟
اغلب افراد زمان خود را به صورت خردمندانه سپری نمی‌کنند. در این مطلب نمی‌خواهیم روی زمانی که تاکنون سپری کرده‌ایم تمرکز کنیم بلکه می‌خواهیم چگونگی اولویت‌بندی زمانی که داریم را یاد بگیریم.
چگونه از زمان خود بیشترین استفاده را داشته باشیم؟
به نظر شما کیفیت بهتر است یا کمیت؟ در حقیقت نباید نگران مقدار زمانی که باقی مانده است باشید و به جای آن روی چگونگی استفاده از آن زمان تمرکز کنید تا لحظه‌های ارزشمندتری در آینده داشته باشید. به سادگی می‌توانید زمانی که در حال حاضر دارید را چند برابر کنید یا روی آن سرمایه‌گذاری کنید. با این کار به جای گذراندن زمان بیشتر در حال حاضر بازدهی بیشتری در آینده خواهید داشت و یکی از راه‌های سرمایه‌گذاری روی زمان برای داشتن زمان باکیفیت‌تر، اولویت‌بندی است.
به احتمال زیاد اولویت‌بندی را قبل از این شنیده‌اید و مفهوم جدیدی نیست. اما چند درصد افراد به صورت عامدانه کارها و وظایف روزانه‌ی خود را اولویت‌بندی می‌کنند یا چند درصد افراد روشی را برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه چیزی به اندازه‌ی کافی مهم است که زمانی را به آن اختصاص دهیم و از کدام کارها باید عبور کنیم می‌شناسند؟
اولویت‌بندی به چه معنا است؟
زمانی که هر روز کارهای بسیار زیادی باید انجام دهید داشتن یک سیستم موثر برای کنترل همه‌ی کارها اهمیت بسیار زیادی دارد. اولویت‌بندی یعنی بدانیم کدام کارها باید بر اساس اهمیت کامل شوند. شناخت بهترین روش‌ها برای اولویت‌بندی می‌تواند باعث ذخیره‌ی زمان و انرژی هنگام کار کردن شود. اولویت‌بندی شامل سازماندهی کارها بر اساس اهمیت آن‌ها برای تعیین اینکه باید اول روی کدام موضوع کار کنیم است.
هنگامی که وسوسه می‌شوید که همه‌ی کارها را در اولویت بالا قرار دهید باید با احتیاط کار کنید. هنگامی که همه‌ی کارها مهم باشند، هر کاری اولویتش را از دست می‌دهد. اولویت‌بندی یکی از بهترین استراتژی‌های مدیریت زمان است. با استفاده از این استراتژی چگونگی سازماندهی کارها را یاد خواهید گرفت، زمان بیشتری برای کار کردن روی کارهای بزرگ‌تر خواهید داشت و به مهلت‌های تعیین شده خواهید رسید. توسعه‌ی مهارت‌های اولویت‌بندی به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر کمک خواهد کرد.
چرا اولویت‌بندی مهم است؟
اولویت‌بندی کارها فواید بسیار زیادی دارد از جمله:
- کارایی و بهره‌وری بیشتر
اولویت‌بندی کارهای مهم کارایی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. این کار باعث ایجاد شفافیت بیشتر روی مهم‌ترین کارها شده و به شما این اطمینان را می‌دهد که زمان و توجه کافی را برای انجام موفقیت‌آمیز آن‌ها اختصاص داده‌اید. این استراتژی تمرکز را افزایش داده و در عین حال حواس‌پرتی را کاهش می‌دهد. با اولویت‌بندی کارهای مهم در زمان کوتاه‌تر نتایج بهتری حاصل می‌شوند. برای بهبود کارایی، عملکرد و بهره‌وری باید اولویت‌های خود را بشناسید.
- اضطراب و استرس کمتر
یکی از بزرگ‌ترین مزایای اولویت‌بندی کارهای مهم این است که اضطراب و استرس را کاهش می‌دهد. هنگامی که کارهای بسیار زیاد و زمان بسیار کم برای انجام همه‌ی آن‌ها داریم دچار احساس خستگی و اضطراب می‌شویم. اولویت‌بندی، کارهایی که باید انجام دهیم را کاهش داده و به مدیریت موثر زمان کمک می‌کند. با اولویت‌بندی کارهای مهم، کارهای کمتری برای انجام و زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم داریم. عدم توانایی اولویت‌بندی کارهای مهم باعث ایجاد استرس بیشتر می‌شود.
- فرصت‌های بیشتر
اولویت‌بندی کارها امکان تمرکز روی مهم‌ترین کارهای روزانه را فراهم می‌کند. هنگامی که کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنید، فرصت‌های بیشتری در دسترس خواهند بود و به اهداف مهم‌تری خواهید رسید. در صورتی که نتوانیم کارها را اولویت‌بندی کنیم متوجه می‌شویم که وقت بسیار زیادی را صرف کارهای کم‌اهمیت می‌کنیم. در صورتی که کارهای بسیار زیادی برای انجام داشته باشیم، پیشرفت لازم در کار را نخواهیم داشت. اولویت‌بندی اثربخشی و کارایی در کار را افزایش داده و زمان کافی برای استفاده‌ی بیشینه از فرصت‌های موجود را فراهم می‌کند.
روش‌های موثر برای اولویت‌بندی کارها
۱. ارزش هر کار یا فعالیت را مشخص کنید
قبل از اینکه تصمیم بگیرید کارها را اولویت‌بندی کنید باید میزان اهمیت آن کار را مشخص کنید. ارزش چیزی است که از کاری که انجام می‌دهید به دست می‌آورید و سودی است که از سپری کردن زمان حاصل می‌شود. گاهی‌اوقات ارزش فوری یا کوتاه مدت است و گاهی تنها در بلند مدت حاصل می‌شود.
بنابراین هنگامی که روی زمان سرمایه‌گذاری می‌کنید در واقع ارزش آینده برای زمانی که اکنون می‌گذارید به دست می‌آید. اغلب فوایدی که حاصل می‌شوند فوری نیستند و برای آشکار شدن به زمان نیاز دارند اما هنگامی که مشخص شوند در دراز مدت از آن‌ها لذت می‌برید.
۲. هزینه‌های زمانی را کاهش دهید
از سوی دیگر فواید کوتاه مدت به بهای صرف زمان کنونی حاصل می‌شوند. اغلب نتایج کوتاه مدت باعث لذت‌های آنی می‌شوند اما یک‌باره هستند و به محض ایجاد از بین می‌روند. کارها به صورت خودکار توسط ذهن اولویت‌بندی می‌شوند. برخی کارها باعث نزدیک‌تر شدن به اهداف شده و برخی دیگر باعث پیشرفت نمی‌شوند.
افراد به ندرت کارهای خود را به صورت عامدانه برنامه‌ریزی می‌کنند و همین موضوع باعث می‌شود برنامه‌ریزی خودکار توسط ذهن انجام شود. این همان جایی است که باعث می‌شود احساس کنید همیشه سرتان شلوغ است و زمان کافی ندارید زیرا بعضی از کارهایی که انجام می‌دهید با اهدافی که برای آینده دارید همگام نیستند. در نتیجه زمان ارزشمند بسیاری را صرف کارهای زمان‌بر کرده و سرمایه‌گذاری اندکی روی زمان خواهید داشت.
به سادگی با تعیین ارزش کارهای روزانه می‌توانیم به صورت موثرتری کارهایمان را اولویت کنیم. این کار نه تنها هزینه‌های زمانی را کاهش می‌دهد بلکه باعث افزایش سرمایه‌گذاری‌های زمانی شده که فرد را قادر می‌سازد زمان را در آینده‌ی نزدیک برای کارهای مهم‌تر در زندگی خود استفاده کنید.
این قسمت را با تعریف یک سناریو تکمیل می‌کنیم. فرض کنید که قصد دارید برای تعطیلات به استرالیا بروید. این نخستین سفر شما به استرالیا است و قصد دارید کارهای زیادی انجام دهید، مناظر بسیاری را ببنید و به رستوران‌های مختلفی بروید. انجام همه‌ی این تحقیقات خسته‌کننده خواهد بود و به احتمال زیاد نمی‌دانید که باید از کجا شروع کنید. آیا باید اول هتل رزرو کنید یا اول بلیط هواپیما را تهیه کنید؟ اما در صورتی که قصد اقامت در یک هتل خاص را داشته باشیم و بدانیم که فاصله‌ی آن از جاهای دیدنی اصلی بسیار است چطور؟ آیا در ابتدا باید به دنبال جاهای دیدنی‌ای که می‌خواهیم بازدید کنیم باشیم؟
به منظور اینکه خیلی خسته نشوید یا بیش از حد برای سفر خود برنامه تعیین نکنید، باید ارزش هر کار یا فعالیت را برای کمک به اولویت‌بندی راحت‌تر کارها مشخص کنید.
۳. با هدف و خواسته‌ی خود آغاز کنید
هدف این تعطیلات چیست؟ زمانی که هدف این تعطیلات را بدانید قادر خواهید بود کارهای بسیار زیادی مانند رزرو کردن هتل، پرواز و بلیط‌ها و رستوران را انجام دهید. هنگامی که این لیست را کامل کردید گام بعدی این است که به سادگی آن‌ها را بر اساس سه معیار دسته‌بندی کنید: آن‌هایی که داشتنشان واجب است، آن‌هایی که بایدی هستند و داشتنشان بهتر است و آن‌هایی که اگر داشته باشید خوب هستند.
واجب‌ها
این موارد آن‌هایی هستند که برای رسیدن به اهداف حیاتی هستند و باید از نظر زمان و منابع اولویت بالایی داشته باشند.
بایدها
بایدها مهم هستند اما حیاتی نیستند. خارج کردن آن‌ها از لیست روی اثر خروجی تاثیرگذار خواهد بود.
خوب‌ها
مواردی که داشتنشان خوب است اختیاری هستند. نداشتن آن‌ها روی خروجی هدفتان تاثیر نخواهد داشت. زمانی که قادر باشید لیست خود را بر اساس این سه معیار مرتب کنید یک گام به اولویت‌بندی موثر و گذراندن زمان بر اساس کارهایی که واجب هستند نزدیک‌تر خواهید بود و این کار بازی را تغییر می‌دهد. در این صورت می‌توانید متوجه شوید که زمان بیشتری برای سپری کردن دارید زیرا به صورت کامل واضح است که کدام موارد را باید نادیده بگیرید.
فرقی نمی‌کند که یک متخصص تمام وقت، والد خانه‌دار یا والد شاغل هستید این موضوع می‌تواند روی همه‌ی جنبه‌های زندگی اعمال شود. با استفاده از این راهنما زمان بیشتری را صرف اولویت‌بندی کارهای روزانه و همگام‌سازی آن‌ها با هدف زندگی کنید. این راهنما شما را با تشخیص موارد واجب، بایدها و آن‌هایی که داشتنشان خوب است راهنمایی و کمک می‌کند.
۴. کارها را بسنجید
حال که می‌دانید چگونه ارزش کارها را مشخص کنید گام بعدی اولویت‌بندی موثر، این است که کارها را به گونه‌ای ارزیابی کنید که بتوانید به صورت هدفمند تصمیم بگیرید کدام یک اهمیت بیشتری دارد. این کار به ویژه هنگامی که در هر دسته چند کار دارید بسیار کاربردی است. ارزیابی کارها با تعیین ارزش برای آن‌ها این امکان را فراهم می‌کند که به صورت هدفمند اهمیت آن‌ها را ببینید و بدانید کدام کار را باید اول انجام دهید. با این روش اطمینان پیدا خواهید کرد که زمان و تلاشی که صرف می‌کنید تبدیل به کار با کیفیت می‌شود.
۵. از یک لیست اصلی استفاده کنید
با نگه داشتن کارها در ذهن خود نمی‌توانید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. یکی از بهترین روش‌ها برای دستیابی به این هدف ایجاد یک لیست اصلی است. به این منظور می‌توانید از یک ابزار مدیریت پروژه یا یک سند برای دسترسی سریع و به‌روز‌رسانی لیست بهره بگیرید. لیست اصلی به تشخیص اولویت‌هایی که همگام با اهداف اصلی زندگی هستند کمک می‌کند. هنگامی که آغاز به استفاده از یک لیست اصلی می‌کنید روی کامل کردن کارهای بزرگ، معنادار و دشوار تمرکز خواهید کرد.
۶. با استفاده از ماتریس آیزنهاور کارهای فوری را از کارهای مهم متمایز کنید
با استفاده از یک لیست اصلی همچنان هنگام تشخیص اینکه زمان حال و آینده ممکن است دچار سردرگمی شویم. بسیاری از افراد از اصل پرتو برای رفع این مشکل استفاده می‌کنند به این صورت که روی بیست درصد کارهایی که هشتاد درصد نتایج را ایجاد می‌کنند متمرکز می‌شوند. اگرچه اصل پرتو بر تجربه تکیه دارد اما یکی از تکنیک‌های موثر ماتریس آیزنهاور است.
کارهای فوری آن‌هایی هستند که به توجه فوری نیاز دارند مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها، پیام‌ها و تماس‌ها. کارهای مهم بر ارزش‌ها، اهداف و ماموریت‌های بلند مدت متمرکز هستند. با استفاده از این روش باید در ابتدا کارهای ضروری و فوری را کامل کنید و مشخص کنید که چگونه کارهای مهم را تکمیل کنید. علاوه بر این می‌توانید کارهای مهم را به دیگران بسپارید و آن‌هایی که نه مهم و نه فوری هستند را حذف کنید.
۷. قورباغه‌ی خود را قورت دهید
پس از اولویت‌بندی کارها باید بهترین استراتژی برای تکمیل موفقیت‌آمیز آن‌ها را پیدا کنید. اولویت‌بندی موثر کارها نیازمند استراتژی‌های موثر است. هنگامی که روز خود را با دنبال کردن مهم‌ترین کارها آغاز کنید انرژی و انگیزه‌ی کافی برای ادامه‌ی کار را خواهید داشت. قورباغه‌ها کارهایی هستند که چالش‌برانگیز و در بسیاری از موارد اغلب مهم هستند.
در پایان
مدیریت زمان تنها یکی از قطعه‌های پازل بزرگی است که به وسیله‌ی آن می‌توانید زندگی خود را تغییر داده و به اهداف خود برسید. اغلب مواجه شدن با مانع یا محدودیت در زندگی به دلیل یک خطا یا تصمیمی که یکبار گرفته‌اید نیست بلکه اغلب یک فرایند و نتیجه‌ی بسیاری از کارهایی است که منجر به قرار گرفتن شما در موقعیت اکنون شده و برای بازتاب باید دقت بیشتری داشته باشید و بررسی کنید که چگونه می‌توانید کارها را به شیوه‌ای متفاوت انجام دهید.
منبع: Lifehack
