۳ دلیل برای اینکه در استراتژی طوفان فکری خود تجدید نظر کنید
بررسی دقیق سابقه انجام جلسات طوفان فکری امکان‌پذیر نیست. اما با شناخت انسان، می‌توان حدس زد از همان ابتدای تاریخ که مردم به صورت گروهی دور هم جمع می‌شدند تا به مشکلات و موضوعات رسیدگی کنند، جلسات طوفان فکری هم برگزار می‌شده است. انجام طوفان فکری را می‌توان اولین قدم ضروری در انجام هر پروژه شخصی و یا حرفه‌ای دانست. با این حال، هنوز هم برخی اهمیت بالای این رویکرد و استراتژی را درک نکرده و به اندازه کافی از آن استفاده نمی‌کنند. جلسات طوفان فکری را با کمی دقت و توجه به نکات مختلف می‌توان بسیار غنی و هدفمندتر کرد تا بازدهی و بازخورد خیلی بهتری از آنها دریافت کنید. اگر صرفاً با یک خودکار و یک تکه کاغذ در این جلسات حاضر باشید، به احتمال زیاد خیلی از ایده‌های درخشان را از دست خواهید داد.
به همین خاطر است که می‌گوییم ارزیابی مجدد استراتژی شما برای انجام طوفان فکری خیلی مهم است. با انجام این ارزیابی متوجه می‌شوید که آیا روش شما بازدهی کافی را دارد یا خیر. مهم از آن، متوجه خواهید شد که چگونه می‌توانید به پتانسیل خلاقانه و دست‌نخورده خود دسترسی پیدا کنید. در واقع، در این مقاله همان چیزهایی که به آنها احتیاج دارید را بررسی می‌کنیم. هر چیزی که لازم باشد در مورد جلسات طوفان فکری بدانید در ادامه بررسی خواهد شد. از جمله:
- ۳ دلیل برای اینکه باید استراتژی طوفان فکری خود را دوباره ارزیابی کنید
- نکاتی برای بهبود و تقویت جلسات بعدی شما
- چک‌لیستی از ابزارهای مختلف که در طی جلسات طوفان فکری باید در دسترس شما باشند
بنابراین. بیایید بحث اصلی را شروع کنیم!
چرا باید استراتژی طوفان فکری خودمان را مجدداً ارزیابی کنیم؟
طوفان فکری اولین گام در فرایند برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها است. به این معنی که ادامه مراحل پروژه خلاقانه یا حرفه‌ای شما از آنچه تیم شما در طول جلسه طوفان فکری به دست می‌آورد نشئت می‌گیرد. اگر همچنان متقاعد نشده‌اید که به روز نگه داشتن استراتژی‌های طوفان فکری شما چه اهمیت زیادی دارد و چقدر ضروری است، در اینجا ۳ دلیل اصلی ما برای ارزیابی مجدد استراتژی طوفان فکری آورده شده است.
۱. طوفان فکری کمک می‌کند تیم‌های بهتری بسازید
چه چیزی بهترین و مؤثرترین تیم‌ها را از بقیه متمایز می‌کند؟ پاسخ واقعاً بسیار ساده است: تیم‌های بهتر، شیوه‌های ارتباطی خیلی بهتر و مؤثرتری دارند. طوفان فکری نوعی پیوند ایجاد می‌کند که به اعضای تیم کمک می‌کند تا بدانند دیگران چگونه فکر می‌کنند. این نه تنها به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا از نقاط قوت یکدیگر استفاده کنند، بلکه حل تعارض‌ها و مشکلاتی را که ممکن است به وجود بیاید را نیز آسان‌تر می‌کند. از آنجایی که شناخت هم تیمی‌ها و شیوه‌های فکری آنها شفاف‌تر می‌شود، ردگیری اساس مشکلات و مخالفت‌ها نیز آسان‌تر شده و در نتیجه حل کردن آنها نیز تسهیل خواهد شد.
۲. یک جلسه طوفان فکری خوب اجازه می‌دهد تا صداها و ایده‌های جدید شنیده شود
در برخی مواقع شاید تصور کنید جلسات طوفان فکری کاربردی ندارند و به آنها احتیاجی ندارید. به عنوان مثال، هنگامی که به اهداف نهایی سازمان خود فکر می‌کنید (یعنی تعیین سمت‌وسو حرکت شرکت) و یا فکر کردن در مورد فرهنگ سازمانی، شاید تصور کنید جلسات طوفان فکری کاربردی نخواهند داشت. اما واقعیت این است که اشتباه می‌کنید و حتماً باید روی آنها حساب ویژه‌ای باز کنید. جلسات طوفان فکری یک راه عالی برای جذب صداها، افکار و ایده‌های جدید است. این ایده‌های سایر افراد و نظرات آنها است که می‌تواند نیرو تازه‌ای به سازمان شما وارد کند. در بسیاری از مواقع، خیلی چیزها به ذهن خودتان نمی‌رسد، ولی اطرافیان ممکن است این ایده‌ها را داشته باشند و یا برخی نقاط ضعف و قوت را بهتر از شما درک کرده باشند. در هرحال، شما حتماً باید به اطرافیان خود نیز فرصت شنیده شدن بدهید و تا جای ممکن سعی کنید از ایده‌ها و نقطه نظرات آنها استفاده کنید. به کارگیری جلسات طوفان فکری یک راه عالی برای تقویت رشد سازمان شما است.
۳. طوفان فکری بهترین راه برای پیش بردن خلاقانه و حرفه‌ای پروژه‌ها است
طوفان فکری یکی از بهترین روش‌هایی است که با کمک آن می‌توانید پروژه‌های خود را خلاقانه و حرفه‌ای پیش برده و از گیر کردن آنها جلوگیری کنید. هرکسی که تا به حال روی یک پروژه کار کرده باشد، حتماً به خوبی می‌داند که برخورد با یک مانع چه حس بدی دارد. گاهی اوقات مهم نیست چقدر سخت تلاش کنید، به تنهایی نمی‌توانید راه‌حلی پیدا کنید. طوفان فکری مانع از انحراف و گیرکردن این پروژه‌ها توسط موانع این چنینی می‌شود. هرچه افراد بیشتری در انجام پروژه‌ها درگیر باشند، یعنی ایده‌های بیشتری برای ادامه‌ی پروژه پیش رو شما خواهد بود. فکر می‌کنیم این واقعیت نیاز به توضیح بیشتری نداشته باشد که هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، انجام کارها آسان‌تر شده و ایده‌های بیشتر و جامع‌تری مطرح می‌شوند.
چطور یک جلسه طوفان فکری موفق را میزبانی کنیم؟
زمانی که جلسات این چنینی را برگزار می‌کنید، طبعاً انتظار دارید بیشترین سود و بازدهی را به دست بیاورید. اما چطور می‌توان مطمئن شد که جلسه طوفان فکری شما واقعاً خروجی خوب و مؤثری داشته است؟
در اینجا چند راه حل آسان و مطمئن را مطرح می‌کنیم تا مطمئن شوید جلسه شما به نحو صحیحی انجام شده و می‌تواند بهترین خروجی‌ها را داشته باشد.
۱. آن را دنج نگه دارید. اگرچه در بخش قبل گفتیم هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، تنوع ایده‌ها نیز بیشتر خواهد بود و کارایی افزایش پیدا خواهد کرد. ولی حد و مرزی برای این موضوع وجود دارد. برگزاری جلسات خیلی شلوغ از بازدهی می‌کاهد. اگر گروه شما بیش از حد بزرگ باشد، برخی از افراد ممکن است در بحث مشارکت کافی نداشته باشند. بر اساس بررسی‌ها، به نظر می‌رسد حضور ۱۰ نفر در هر جلسه‌ی طوفان فکری می‌تواند تعداد قابل قبولی باشد.
۲. روی یک موضوع تمرکز کنید. در هر جلسه و هر زمان، تنها باید روی یک موضوع متمرکز باشید. بنابراین، قبل از پرسیدن نظر دیگران و قبل از بررسی آنها، مشکلی که قصد مقابله با آن را دارید و موضوع جلسه را به خوبی شفاف و تعریف کنید. خیلی بهتر است که افراد حاضر در جلسه، از چند ساعت و چند روز قبل موضوع را بدانند و فرصت کافی برای فکر کردن به ایده‌های خودشان را داشته باشند. وجود انسجام در بحث نیز بسیار مهم است. هرچه نباید از موضوعی به موضوع و مشکل دیگر بپرید. تمام افراد باید روی یک موضوع متمرکز بمانند و بعد از اتمام و جمع‌بندی، موضوع جدیدی مطرح شود. به این ترتیب، جلسه طوفان فکری شما می‌تواند متمرکزتر و در نتیجه خیلی پربارتر باشد.
۳. مکان. شاید فکر کنید مکان برگزاری جلسه اهمیتی ندارد. اما این تصور اشتباه است. تا جای ممکن سعی کنید جلسه خود را در محیطی برگزار کنید که ارتباطات و خلاقیت را تقویت می‌کند. جدای این مسئله، ساکت بودن و حذف عوامل پرت کننده حواس نیز طبعاً اهمیت بالایی خواهند داشت. هرگز دلتان نمی‌خواهد نظم و تمرکز اعضای جلسه شما توسط عوامل مختلف بیرونی مختل شود.
۴. اهمیت افکار انفرادی. قبل از اینکه جلسه و صحبت را آغاز کنید، از اعضای تیم بخواهید که افکار و ایده‌های خودشان را سازماندهی و در صورت امکان تا حدی مکتوب کنند. با استفاده از این کار، هرکدام از اعضا حرفی برای گفتن خواهند داشت.
۵. هیچ ایده‌ای بد نیست. یکی از مهم‌ترین اصل‌هایی که در طول جلسات طوفان فکری باید به آن توجه داشته باشیم این است که هیچ ایده‌ای بد نیست. خیلی از ایده‌ها و نظرات مطرح شده در این جلسات شاید کارایی نداشته و یا ایرادات اساسی داشته باشند. ولی مهم‌ترین کار، بیان ایده‌های مختلف و مطرح شدن آنها است. شاید همین ایده‌ی به‌ظاهر اشتباه، باعث شکل‌گیری ایده دیگری در فرد دیگری در گروه شود و این زنجیره شما را در انتها به راهکار نهایی برساند. با این حال، در طول جلسات همیشه تکرار کنید که هیچ ایده‌ای، ایده بدی نیست. بنابراین، محیطی را ایجاد کنید که تمام افراد در آن به راحتی بتوانند ایده‌های خودشان را مطرح کنند.
۶. به اصل موضوع بازگردید. در طول جلسه، مجدداً به اصل موضوع و هدف اولیه خود بازگردید. آیا به راه‌حل‌هایی فکر می‌کنید که به همین موضوع ارتباط دارند؟ اگر از مسیر خارج شده‌اید، سریعاً به همان موضوع بازگردید. در طول مسیر، شاید از ایده‌ای به ایده دیگر پریده و به مرور زمان از موضوع اصلی فاصله بگیرید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا روی بحث و مشکل اصلی متمرکز بمانید.
۷. چیزهای جدیدی را امتحان کنید. انواع استراتژی‌های طوفان فکری وجود دارد که به گروه شما کمک می‌کند خلاقانه فکر کند. کمی تحقیق کنید و سعی کنید در جلسه طوفان فکری بعدی خود یکی از آنها را انجام دهید. نتیجه ممکن است شما را شگفت زده کند!
ابزارهای مورد نیاز شما در جلسات طوفان فکری
مهم نیست چه کاری انجام می‌دهد، دسترسی به ابزار لازم و مناسب یکی از اولین گام‌ها به سوی موفقیت است. اگر در حال ساخت یک خانه هستید، ابزار مورد نیاز شما ممکن است یک چکش و میخ باشد. ولی زمانی که یک جلسه طوفان فکری را میزبانی می‌کنید، باید از ابزار مختلفی بهره بگیرید که خروجی و بازدهی جلسه شما را به حداکثر برسند. این ابزارها، مدیریت ایده‌ها و افراد را آسان کرده و به شما کمک می‌کنند تا بهترین بهره را از جلسه ببرید.
یک الگوی طوفان فکری. در طول این جلسه ایده‌های زیادی مطرح خواهد شد و این دقیقاً همان چیزی است که آنها را فوق‌العاده و مؤثر می‌سازد. اما سازماندهی تمام این ایده‌ها می‌تواند کار دشواری باشد. الگوهای از پیش آماده‌ای برای انجام این کار وجود دارند. بنابراین، سعی کنید افکار خود را با استفاده از یکی از همین الگوها در کنار هم نگه دارید. برخی از این الگوها شکل مدرن‌تری به خود گرفته و به شما امکان می‌دهند تا فایل نهایی را به صورت ابری ذخیره کرده و در اختیار سایر اعضا جلسه نیز قرار دهید. این موضوع یک مزیت اضافه و بسیار بزرگ برای گروه شما خواهد بود.
کاغذ یادداشت چسبناک. دنبال روش ساده‌تری به جمع‌آوری و مدیریت ایده‌ها می‌گردید؟ چه چیزی ساده‌تر از چند تکه کاغذ چسبناک (استیکی نوت)؟ البته از کاغذهای ساده هم می‌توانید استفاده کنید، ولی نیاز به چسب و یا سوزن خواهید داشت. این برگه‌ها به شما کمک می‌کند تا ارتباط مفاهیم و ایده‌ها و ارتباط آنها با یکدیگر را ترسیم و مدل‌سازی کنید. این کاغذهای رنگی حتی می‌تواند خلاقیت را نیز افزایش دهد. به عنوان مثال، برای ایده‌های گروه A از کاغذهای آبی و ایده‌های مرتبط به موضوع B از کاغذ زرد استفاده کنید. تمام این خلاقیت‌ها بسته به خود شما و نوع اهداف شما دارند.
لپ‌تاپ یا تبلت. یکی از مشکلات متداول در جلسه طوفان فکری این است که ۱-۲ عضو قوی‌تر از سایر افراد هستند و بیشتر جلسه به ایده‌های آنها اختصاص پیدا می‌کند. یک روش عالی برای غلبه بر این مشکل، اطلاع رسانی پیش از برگزاری جلسه است. در این حالت، تمام افراد زمان کافی برای مستقل فکر کردن و ارائه راهکارهای خودشان خواهند داشت و تنها چند نفر ثابت در جلسه فعال نخواهند بود. اطمینان حاصل کنید تا همه‌ی آنها مجهز به جلسه آمده باشند و ابزارهای یادداشت برداری همراه خود داشته باشند. استفاده از تبلت و لپ‌تاپ برای یادداشت برداری می‌تواند مفید باشد. از سمت دیگر، گاهی اوقات آنها می‌توانند جستجوهای سریع انجام داده و ایده‌های خودشان را مطرح کنند.
طوفان فکری اولین قدم برای انجام تقریباً تمام پروژه‌هایی است که در طول زندگی شخصی و یا حرفه‌ای خود انجام می‌دهید. با استفاده از این ابزارها و نکات ساده، به‌راحتی می‌توانید در رویکرد و روش خود برای انجام این جلسات تجدید نظر کرده و مطمئن شوید که بیشترین بهره را از جلسات طوفان فکری خود می‌برید!
منبع: Clickup
