ماتریس آیزنهاور؛ بهترین ترفند بهرهوری برای جلوگیری از اتلاف وقت
این روزها بسیاری از افراد شکایت می‌کنند که نمی‌توانند کارهایشان را به‌موقع انجام دهند یا روی یک کار تمرکز کنند. اگر ترفندهای زیادی برای بهرهوری و استفاده کردن از تمام فرصت‌ها را به کار برده‌اید و هنوز نتیجه گرفته‌اید، این ترفند را هم امتحان کنید. این روش یعنی استفاده از ماتریس آیزنهاور میتواند از بسیاری از ترفندها مثلا نوشتن فهرست کارهای روزانه، موثرتر باشد.
نوشتن فهرست کارهای روزانه چه ایرادی دارد؟
ماتریس آیزنهاور چیست و چرا یک ترفند بهرهوری موثر است؟
دسته‌بندی کارها در ماتریس آیزنهاور
تفاوت بین وظایف فوری و وظایف مهم در ماتریس آیزنهاور
نکاتی درباره‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور
آیا این ترفند من را به اهدافم می‌رساند؟
جمع‌بندی
نوشتن فهرست کارهای روزانه چه ایرادی دارد؟
مردم دوست دارند فهرست کارهای روزمره‌ی خود را بنویسند. این روش مزایای متعددی دارد. باعث می‌شود دقیقا بدانید که چه کارهایی برای انجام دادن دارید، چقدر وقت دارید و زمانی که کارهای انجام‌شده را تیک می‌زنید، احساس خوبی دارید.
در تئوری‌ها و توصیه‌های بهرهوری می‌گویند وقتی تمام کارهای داخل فهرست را انجام دادید، می‌توانید استراحت کنید و به خودتان، بابت تمام کردن کارها در یک روز کاری سخت و پرمشغله، تبریک بگویید.
اما در عمل، این کار ممکن است برای شما استرس زیادی ایجاد کند و حتی ذره‌ای باعث بهرهوری شما نشود. به‌خصوص اگر تعداد کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، زیاد باشد. اما این روش چه اشکالی دارد و چرا همیشه باعث موفقیت و نتیجه گرفتن ما نمی‌شود؟
یکی از بزرگترین مشکلات این روش، این است که کارها و وظایف مختلف ما، اولویتبندی نمی‌شوند.
مثلا فهرست کارهای روزانه‌ی یک فرد را در نظر بگیرید:
- نوشتن مقاله
- قرار ملاقات با یک مشتری
- وقت گذراندن با خانواده و دوستان
- چک کردن ایمیل‌ها
- ورزش کردن
- انتشار پست در شبکه‌های اجتماعی
- جارو کردن خانه
- تماشای یک قسمت از سریال
با یک نگاه به این فهرست، متوجه می‌شوید که کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد. در فهرستهای روزانه، هدف اصلی انجام دادن تمام کارها و خلاص شدن از شر پروژه‌هایی است که مدت‌هاست رسیدگی نشده‌اند.
راحت‌ترین راه برای تمام کردن این فهرست این است که ابتدا کارهای راحت‌تر را انجام دهید و تعداد زیادی از کارهای فهرست را تیک بزنید. مثلا کافی است ایمیل‌ها را چک کنید، یک پست در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید و یک قسمت از برنامه‌ی تلویزیونی موردعلاقه‌ی خود را ببینید و در مدت کوتاهی، سه مورد از کارهای فهرست، تیک می‌خورند.
به همین راحتی حس میکنید که در طول روز کارهای زیادی انجام داده‌اید در حالی که کارهای مهم‌تر شما هنوز باقی مانده است و ممکن است تمرکز و انرژی خود را برای انجام دادن آنها از دست داده باشید.
در واقع این روش باعث می‌شود که از نظر ذهنی خسته شوید در حالی که هنوز نصف راه را هم نرفته‌اید و زمان زیادی از دست داده‌اید. به‌جای نوشتن یک فهرست عادی، وظایف را بر اساس میزان اهمیتی که دارند دسته‌بندی و فهرست کنید. یکی از پرکاربردترین ابزارها برای انجام این کار، استفاده از ترفند ماتریس آیزنهاور است.
ماتریس آیزنهاور چیست و چرا یک ترفند بهرهوری موثر است؟
ایده‌ی اصلی ماتریس آیزنهاور این است که وظایف و کارهای خود را بر اساس میزان اهمیت و میزان فوریتی که دارند تقسیم‌بندی کنید.
اما این وظایف را چطور تشخیص دهیم؟
وظایف فوری وظایفی هستند که باید هر چه سریع‌تر انجام دهید. یعنی یک مهلت مشخص دارند یا باید در همین لحظه نتیجه‌ی آن را دریافت کنید.
وظایف مهم، وظایفی هستند که ممکن است فوری نباشند اما باید حتما انجام شوند و اصلا قابل حذف کردن نیستند. این وظایف معمولا برای رسیدن به اهداف بلندمدت هستند. اگر بخواهیم در هر زمینه‌ای به موفقیت برسیم باید روی این وظایف مهم تمرکز کنیم.
یکی از بزرگترین مشکلاتی که افراد دارای عدم تمرکز با آن مواجه میشوند این است که به‌جای وظایف مهم، روی وظایف فوری تمرکز می‌کنند. ماتریس آیزنهاور مانع از این می‌شود که این اشتباه را تکرار کنید.
دسته‌بندی کارها در ماتریس آیزنهاور
برای تصمیم‌گیری در مورد دسته‌بندی کارها و وظایف خود از استراتژی‌های زیر استفاده کنید:
۱. کارهای فوری و مهم: این کارها دسته‌ای از وظایف شما هستند که زمان‌بندی مشخصی دارند و حتما باید در زمان مشخص انجام شوند. این کارها را باید فورا انجام دهید و در فهرست وظایف و کارهای روزانه، در اولویت قرار داشته باشند.
۲. کارهای مهم ولی غیرفوری: این کارها اهمیت زیادی دارند و باید حتما انجام شوند ولی بازه‌ی زمانی مشخص ندارند و لازم نیست فورا انجام شوند. برای انجام این کارها برنامه‌ریزی کنید و زمانی در نظر بگیرید.
۳. کارهای فوری اما غیرمهم: این کارها باید سریع انجام شوند ولی چندان اهمیتی ندارند و ممکن است نظارت مستقیم شما را نیاز نداشته باشند. این کارها را می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید.
۴. کارهای غیر فوری و غیر مهم: این دسته از کارها را می توانید به راحتی از فهرست انجام کارهای خود حذف کنید.
از این ماتریس می‌توانید برای تقسیم‌بندی انواع وظایف و کارها استفاده کنید. هم برای مدت کوتاه مثلا فهرستهای یک روزه مناسب است و هم برای برنامه‌های بلندمدت مثلا فهرستی که برای یک هفته یا یک ماه نوشته‌اید.
تفاوت بین وظایف فوری و وظایف مهم در ماتریس آیزنهاور
یکی از اشتباهات رایج در استفاده از این ماتریس، ناتوانی در تمایز کارهای فوری و کارهای مهم است.
کارهای فوری آن دسته از کارهایی است که شما باید در همین لحظه و در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید. اما کارهای مهم بیشتر مربوط به اهداف و ارزش‌های بلندمدت است.
نکاتی درباره‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور
یکی از ساده‌ترین کارها برای کوتاه‌تر کردن فهرست کارهایی که باید انجام دهید این است که بعضی از وظایف را به طور کلی از فهرست خود حذف کنید و انجام ندهید. اما این را با تنبلی کردن نباید اشتباه بگیرید. حذف کردن وظایف غیرضروری، باید کاملا با فکر و بررسی انجام شود.
در بسیاری از مواقع مجبورید تصمیم‌های سختی بگیرید تا بعضی از وظایف را از فهرست کارهای روزانه‌ی خود حذف کنید. مثلا کارهایی که شدیدا دوست دارید انجام دهید اما شما را به هیچ هدفی نمی‌‌رسانند و در جهت اهداف و ارزش‌های شما نیستند.
مثلا فرض کنید برای امروز یک فهرست بلند از وظایف مهم دارید. تماشای یک قسمت از سریال محبوبتان هم در این فهرست قرار دارد. با توجه به مشغله‌ی زیاد، احتمالا باید دیدن سریال را حذف کنید. این کار همیشه تصمیم راحتی نیست ولی اگر می‌خواهید به اهدافتان برسید و به برنامه‌ها پایبند باشید، گاهی لازم است که پا روی دلتان بگذارید.
گاهی اوقات برای فرار کردن از سوال‌های سخت، از بهرهوری، مدیریت زمان و بهینه‌سازی به‌عنوان راه فرار استفاده می‌کنیم. این سوال سخت چیست: آیا واقعا الان نیاز دارم که این کار را انجام دهم؟
احتمالا راحت‌تر است که دائم مشغول بمانید و به خودتان بگویید که فقط باید کمی کارآمدتر باشید یا «امشب کمی دیرتر کار کنید» تا تحمل درد ناشی از حذف کاری که با انجام آن راحت هستید، برایتان راحت‌تر شود. اما این روش خوبی برای بهترین استفاده از وقت، این دارایی گرانبهای شما نیست.
دائم مشغول بودن در واقع یک نوع تنبلی است. وقتی ساعات زیادی از روز را مشغله دارید و در نهایت کار خاصی هم انجام نمی‌دهید یعنی در حال تلف کردن وقت با انجام کارهای بیهوده‌اید تا از انجام کارهای مهم و سخت فرار کنید.
استفاده از ماتریس آیزنهاور به این دلیل در بهرهوری شما تاثیرگذار است که شما را دائما وادار میکند در مورد اهمیت و ضرورت کارهایتان فکر کنید. در نتیجه کمتر پیش می‌آید که کارهای مهم را حذف کنید یا وقتتان را با انجام کارهای غیرضروری تلف کنید. این همان بهرهوری است که به دنبالش هستیم.
اگر با خودتان صادق باشید، وقتی هر روز، کارهای غیرضروری و وقت‌گیر را از برنامه‌ی خود حذف کنید، دیگر به هیچ ترفند بهرهوری و راهکارهای متعدد برای بیشترین استفاده از زمان نیاز ندارید.
آیا این ترفند من را به اهدافم می‌رساند؟
نکته‌ی دیگری که باید در مورد این ماتریس بدانید این است که حذف کردن فعالیت‌هایی که وقتتان را تلف میکند، بیشتر اوقات کار راحتی نیست. مخصوصا زمانی که ندانید برای چه دلیلی این کار را انجام می‌دهید. دو سوال مهم وجود دارد که باعث می‌شود در تهیه کردن ماتریس آیزنهاور برای فهرست کارها و پایبند ماندن به آن، عملکرد موفقی داشته باشید.
این دو سوال مهم عبارت‌اند از:
۱. اهدافم چیست و برای رسیدن به چه مقصودی کار می‌کنم؟
۲. ارزش‌های اصلی زندگی که برایم اهمیت دارند چیست؟
جواب دادن به این دو سوال کمک میکند که با اطمینان بیشتری فهرست کارهای خود را دسته‌بندی کنید و از حذف کردن کارهای موردعلاقه ولی غیرضروری، ناراحت نشوید. همچنین باعث می‌شود که انگیزه‌ی خود را دائما یادآوری کنید و به برنامه‌ریزی‌‌ها پایبند بمانید.
با ماتریس آیزنهاور دقیقا مشخص میکنید که چه چیزی بیشتر از همه برای شما اهمیت دارد. علاوه بر دسته‌بندی کارها، ماتریس آیزنهاور یک ابزار خوب برای تصمیم‌گیری است. علاوه بر این، در طولانی‌مدت باعث می‌شود که عادت‌های ناسالم خود را ترک کنید. همچنین بهترین روش برای جلوگیری از اتلاف وقت و تلاش در جهت رسیدن به آرزوها است.
جمع‌بندی
یکی از مهم‌ترین چیزهایی که باعث ناتوانی ما در رسیدن به اهدافمان می‌شود، اتلاف وقت و انرژی برای کارهایی است که ضرورت و اهمیتی ندارند. اگر شما هم با این مشکل مواجهید و بیشتر وقت خود را صف کارهای بیهوده میکنید، از ماتریس آیزنهاور به‌عنوان یک راه‌حل عالی و تاثیرگذار استفاده کنید.
در روش ماتریس آیزنهاور، وظایف شما بر اساس اهمیت و ضرورت، دسته‌بندی می‌شود و با پایبندی به آن می‌توانید از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و بهرهوری خود را افزایش دهید.
منابع: Jamesclear ,Inc
