۶ کتاب کاربردی برای مدیریت زمان در زندگی
اگر اغلب با کار زیاد یا مسئولیت‌های بیش‌ازحد احساس استرس و اضطراب دارید یا احساس می‌کنید میزان وظایف روزمره‌تان از زمانی که در اختیار دارید بیشتر است، می‌توان ادعا کرد با مشکل مدیریت زمان در زندگی روبه‌رو شده‌اید.
مدیریت زمان یکی از حیاتی‌ترین عناصر بهره‌وری، تعادل بین کار و زندگی و در نهایت کسب موفقیت است؛ درواقع توانایی مدیریت زمان به فرد این امکان را میدهد که کارهای بیشتری را در مدت‌زمان کوتاه‌تری انجام داده، استرس خود را کاهش دهد و درنهایت موفقیت‌های شغلی بیشتری را کسب کند. یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و بهره‌وری، استفاده از دانش و تجربه‌ی دیگران است. در کتاب‌های مدیریت زمان راهنماهایی هستند که به خوانندگان کمک می‌کنند تا کارهایشان را سازمان‌دهی کرده و از زمان به‌طور موثرتری استفاده کنند.
اگر با مسئله‌ی مدیریت زمان دست‌وپنجه نرم می‌کنید یا کنجکاو هستید که چگونه افراد موفق کارهایشان را زمان‌بندی می‌کنند، لیست ۶ کتاب کاربردی برای مدیریت زمان را که در ادامه‌ی این مطلب معرفی کرده‌ایم، همان چیزی است که شما نیاز دارید. این آثار موضوعاتی مانند مدیریت زمان، تمرکز و کنار گذاشتن اهمال‌کاری را پوشش می‌دهند.
۱. قورباغه را قورت بره
کتاب « قورباغه را قورت بره» با عنوان انگلیسی «Eat That Frog» اثر برایان تریسی اولین بار سال ۲۰۰۱ منتشر شد تا به افراد و مدیران شرکت‌های زیادی کمک کند عادات اهمال‌کاری را بهبود ببخشند. برایان تریسی ۳۰ سال درزمینه‌ی اقتصاد، تاریخ، تجارت، فلسفه و روانشناسی تحقیق کرده، نوشته و صحبت کرده است. این اثر شگفت‌انگیز او تاکنون با فروش بیش از ۴۵۰ هزار نسخه به‌عنوان یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های بین‌المللی شناخته می‌شود.
تریسی در اوایل کتاب « قورباغه را قورت بره» بیان می‌کند که این اثر در مورد چرایی به تعویق انداختن کار نیست، بلکه در مورد راه‌هایی برای غلبه بر آن است. او پس از مطالعه‌ی کار دیگران، ۲۱ روش عالی برای غلبه بر تعلل در کار و انجام کار بیشتر در زمان کمتر را ارائه میدهد که این ۲۱ روش یا تکنیک را می‌توان به هر ترتیب و در هر زمان به‌کار برد.
قبل از اینکه تریسی به توضیح این ۲۱ روش بپردازد، مدتی را صرف صحبت در مورد عادات و رقابت وظایف می‌کند. او بیان می‌کند که ۳ ویژگی کلیدی موردنیاز برای کمک به شما در تکمیل کار عبارت‌اند از: تصمیم‌گیری، انضباط و عزم راسخ.
عنوان کتاب « قورباغه را قورت بره» و موضوع خوردن قورباغه در مقدمه‌ی کتاب توضیح داده شده است؛ این عنوان بر اساس یک ضرب‌المثل از مارک تواین است که می‌گوید؛ «اگر اولین کاری که هرروز انجام می‌دهید این باشد که یک قورباغه‌ی زنده را بخورید در بقیه‌ی روز خیالتان راحت خواهد بود چون سخت‌ترین کار را اول از همه انجام داده‌اید».
با توجه به اینکه قورباغه زنده استعاره‌ای از بزرگ‌ترین و مهم‌ترین وظیفه‌ی روزانه‌ی شماست که به‌احتمال‌زیاد انجام آن را به تعویق می‌اندازید، تریسی می‌گوید که همیشه آن کار را در اولویت قرار دهید زیرا به‌احتمال‌زیاد بیشترین تاثیر را بر زندگی و کار شما در حال حاضر یا آینده خواهد داشت. فرض تریسی این است که هرگز زمان کافی برای انجام هر کاری که باید انجام دهید وجود نخواهد داشت، بنابراین باید از انجام برخی کارها دست بردارید و زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که واقعا در زندگی شما تغییر ایجاد می‌کنند.
در قسمتی از کتاب « قورباغه را قورت بره» می‌خوانیم:
«یکی از موثرترین روش‌های بالا بردن کارایی فردی استفاده از تکنیک تنبلی سازنده است. استفاده از این روش زندگی شما را دچار تحول می‌کند. این یک واقعیت است که هیچ‌کس حتی شما هم نمی‌توانید به همه کارهایی که باید انجام دهید برسید و آن را تمام کنید برای همین ضروری است که در انجام برخی از کارها تنبلی کنید! به‌عبارت‌دیگر، باید قورباغه‌هایی را که کوچک‌ترند و یا کمتر زشت هستند نخورید و در عوض بزرگ‌ترین و زشت‌ترین قورباغه را قورت بدهید.
تفاوت بین افراد کارآمد و افرادی که از کارایی پایینی برخوردارند تا حد زیادی از طریق اینکه در انجام چه کارهایی تنبلی می‌کنند قابل تشخیص است. چون به‌هرحال باید در انجام برخی کارها تنبلی کنید، از همین امروز تصمیم بگیرید که کارهای کم‌ارزش را انجام ندهید اراده کنید که انجام کارهایی را که در پیشرفت زندگی شما نقش مهمی ایفا نمی‌کنند به دیگران بسپارید و آنها را از برنامه کارهای خود حذف کنید. خود را از شر بچه قورباغه‌ها خلاص کنید و ذهنتان را روی قورباغه‌های بزرگ متمرکز کنید.»
۲. اصل موفقیت ۲۰/۸۰
کتاب «اصل موفقیت ۸۰/۲۰» با عنوان انگلیسی «The ۸۰/۲۰ Principle» اثر ریچارد کچ اولین بار سال ۱۹۹۷ منتشر شد. بیشتر ما افرادی را دیده‌ایم که به نظر می‌رسد در تمام طول روز مشغول هستند، اما درواقع کار مفید بسیار کمی انجام داده‌اند. این موضوع همیشه به این دلیل است که آنها مشغول کارهایی هستند که ارزش پایینی دارند درحالی‌که یکی دو فعالیتی که می‌تواند تفاوت واقعی برای شرکت و حرفه‌ی آنها ایجاد کند را به تعویق می‌اندازند.
حال شما وقتی صبح وارد دفتر می‌شوید، اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ اکثر مردم نوشیدنی کافئین‌دار موردعلاقه‌شان را می‌خورند، ایمیلشان را چک کرده و وظایف خود را برای کل روز اولویت‌بندی می‌کنند. اما باید از چه تکنیک‌هایی برای شناسایی کارهایی که ابتدا باید انجام شود می‌توان استفاده کرد؟
همه‌ی ما آرزو می‌کنیم در طول روز زمان بیشتری برای انجام کارهایی که می‌خواهیم انجام دهیم داشته باشیم. یکی از تکینک‌های رایج «اصل پارتو» نامیده می‌شود که به‌عنوان قانون ۸۰/۲۰ نیز شناخته می‌شود. اصل پارتو توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو در سال ۱۸۹۶ ایجاد شد. پارتو مشاهده کرد که ۸۰ درصد زمین در ایتالیا تنها در اختیار ۲۰ درصد از جمعیت است و همچنین شاهد این اتفاق در مورد گیاهان باغش بود که ۲۰٪ از محصولاتش ۸۰٪ میوه داشتند.
این اصل که درواقع بیان می‌کند در بسیاری از شرایط، ۲۰ درصد از علل منجر به ۸۰ درصد از نتایج می‌شود، به شما کمک می‌کند تا کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند تعیین و اولویت‌بندی کنید و بهره‌وری خود را در طول روز افزایش دهید. تصور کنید ۱۰ مورد در لیست کارهای خود دارید، طبق قانون ۸۰/۲۰ دو مورد از این موارد ۸۰ درصد از ارزش کل نتایج را تشکیل می‌دهند.
در بخشی از کتاب «اصل موفقیت ۸۰/۲۰» می‌خوانیم:
«فیلم‌ها به‌خوبی اصل ۸۰/۲۰ را آشکار می‌سازند. یک پژوهش تازه نشان داده است در حدود یک درصد فیلم‌ها ۸۰ درصد فروش گیشه را به دست می‌آورند که در حقیقت قاعده ۱/۸۰ را نشان میدهد.
اصل ۲۰/۸۰ یک فرمول جادویی نیست گاهی وقت‌ها رابطه میان نتایج و علل نسبت به ۲۰/۸۰ یا ۱/۸۰ به ۳۰/۷۰ نزدیک‌تر است، اما به‌ندرت ۵۰ درصد علت‌ها ۵۰ درصد نتایج را به وجود می‌آورند. جهان به‌گونه‌ای پیش‌بینی پذیر نامتعادل است و وقایع اندکی حقیقتاً مهم افراد و مؤسسه‌های کارآمد اندک نیروهای قدرتمندی را در کار و زندگی خود به کار می‌برند تا در جهت منافع آنان عمل کنند. شما هم می‌توانید به چگونگی آن پی ببرید.»
۳. هفته‌ی کاری چهارساعته
کتاب «هفته کاری چهارساعته» با عنوان انگلیسی «The 4-Hour Workweek» اثر یکی از برترین کارآفرینان آمریکایی تیموتی فریس است که اولین بار سال ۲۰۰۷ منتشر شد. فریس یک سرمایه‌گذار موفق و مشاور استارت آپ‌های فناوری است که با کتاب‌هایش درزمینه‌ی رشد فردی و موفقیت، به شهرت جهانی رسیده است. او در ایجاد شرکت‌هایی مانند اوبر، فیس‌بوک و علی‌بابا نقش داشته است و همچنین خالق یک مجموعه پادکست بسیار معروف است.
آیا اصول و فنون کتاب «هفته کاری چهارساعته» واقعا می‌تواند در دوران رکود اقتصادی یا افسردگی هم جوابگو باشد؟ بله، قطعا. این اثر طرحی گام‌به‌گام برای رهایی از قید یک شغل شرکتی، ایجاد کسب‌وکاری برای تامین هزینه‌های زندگی رویاهاییتان و زندگی مانند یک میلیونر است.
در قسمتی از کتاب «هفته کاری چهارساعته» می‌خوانیم:
«دیل اصالتا کانادایی بود او خواست درونی‌اش را که داشتن یک شرکت فناوری اطلاعات اینترنتی بود، در ۱۳ سالگی پیدا کرد. خوشبختانه برادر پانزده‌ساله‌اش جیسون را به‌عنوان مربی و همراه در کنارش داشت که با تجربه‌تر از خودش بود و راهنمایی‌اش می‌کرد. این شرکت که با رؤیای ایستادن بر بالاترین سکوی المپیک تأسیس شده بود تنها دو سال بعد به سومین شرکت بزرگ دنیا در نوع خود تبدیل شد.
درحالی‌که هم تیمی‌های دیل در حال گذراندن جلسات اضافی بودند او برای مشتری‌هایش در توکیو نوشیدنی ژاپنی می.خرید در دنیایی با تفکر «سخت کار کن و نه هوشمندانه»، طبیعی بود که با وجود نتایجی که به دست می‌آورد مربی‌هایش احساس می‌کردند او زمان زیادی را روی کارش متمرکز است و برای تمریناتش وقت نمی‌گذارد.»
۴. چک‌لیست
ما در دنیایی با پیچیدگی زیاد و فزاینده زندگی می‌کنیم، جایی که حتی بهترین متخصصان برای تسلط بر وظایفی که با آن روبرو هستند، مبارزه می‌کنند. آموزش طولانی‌تر، فن‌آوری‌های پیشرفته‌تر به نظر نمی‌رسد از اشتباه‌های فاحش جلوگیری کند. اما جراح و نویسنده‌ی تحسین‌شده، آتول گوانده راه‌حلی را در ساده‌ترین و راحت‌ترین تکنیک‌ها پیدا کرده و آن را کتاب «چک‌لیست» با عنوان انگلیسی «The Checklist Manifesto» منتشر کرده است.
چک‌لیست‌های نیروی هوایی به خلبانان این امکان را میدهد که با هواپیماهایی با پیچیدگی حیرت‌انگیز پرواز کنند و اکنون چک‌لیست‌های نوآورانه‌ای در بیمارستان‌های سراسر جهان به کار گرفته می‌شوند و به پزشکان و پرستاران کمک می‌کنند. گوانده توضیح میدهد که چگونه چک‌لیست‌ها واقعا برای ایجاد بهبودهای چشمگیر و فوری کار می‌کنند.
این اثر شامل ۹ فصل است که عبارت‌اند از:
فصل یک: مشکل پیچیدگی شدید
فصل دو: چک‌لیست
فصل سه: پایان استاد بنا
فصل چهار: ایده
فصل پنج: اولین امتحان
فصل شش: کارخانه چک‌لیست
فصل هفت: آزمایش
فصل هشت: قهرمان عصر چک‌لیست‌ها
فصل نه: نجات
یکی از دشوارترین موانعی که هنگام تنظیم چک‌لیست‌ها باید بر آن غلبه کرد این واقعیت است که هیچ‌کس نمی‌خواهد از آنها استفاده کند. چک‌لیست‌ها مستلزم نگاه کردن به چیزهای کوچکی هستند که ممکن است برخی آنها را پیش‌پاافتاده بدانند، اما برای برخی از مشاغل، ممکن است به قیمت جان یک نفر تمام شود. توصیه‌های عملی زیادی در کتاب «چک‌لیست» نخواهید یافت. درواقع این اثر در مورد نحوه‌ی طراحی یا استفاده از چک‌لیست‌ها نیست، آنچه خواهید یافت نمونه‌های بی‌شماری در دنیای واقعی از اهمیت چک‌لیست‌ها برای کسبوکار و جامعه است.
در بخشی از کتاب «چک‌لیست» می‌خوانیم:
«قلمروی فرانسه بود که در مناطق استوایی دریای کورال قرار داشت؛ جایی که جولی و مارک به‌تازگی قایق بادبانیشان را که با آن ۲۴ هزار کیلومتر به دور دنیا سفر کرده بودند، فروختند. البته جبران سرمایه‌گذاری اولیه بخشی از برنامه‌شان بود. همه جوانب را سنجیده بودند و سفر اکتشافی پانزده‌ماهه‌ی آنها به دور دنیا، از آبراه‌های گوندولا-ریچ ونیز تا سواحل قبیله‌نشین پلینزیا بین ۱۸ تا ۱۹ هزار دلار هزینه‌ی اجاره و غذا در پاریس.
به نظر اکثریت این کار غیرممکن است؛ همین‌طور بیشتر افراد نمی‌دانند که هرسال بیش از ۳۰۰ خانواده از فرانسه با قایق راه میافتند تا همین کار را انجام دهند. این سفر بیشتر از دو دهه برایشان صرفا رویایی بود که همیشه ته فهرست مسئولیت‌های در حال رشد گم می‌شد.»
۵. قدرت عادت
کتاب «قدرت عادت؛ چرایی کارهایی که انجام می‌دهیم، در زندگی و کسبوکار» با عنوان انگلیسی «The Power of Habit» اثر خبرنگار برنده‌ی جایزه‌ی نیویورک‌تایمز، چارلز داهیگ است که اولین بار سال ۲۰۱۲ منتشر شد. دانشمندان می‌گویند: «عادت‌ها به این دلیل پدیدار می‌شوند که مغز دائما به دنبال راه‌هایی برای صرفه‌جویی در تلاش است». مغز اگر به حال خود رها شود، سعی می‌کند تقریبا هر روتینی را به عادت تبدیل کند. از نظر بیولوژیکی، ما عادت‌هایی را برای صرفه‌جویی در انرژی ایجاد می‌کنیم، بنابراین هر کاری که به‌طور منظم انجام دهیم به یک عادت تبدیل می‌شود.
داهیگ کتاب «قدرت عادت» را با داستان لیزا آلن شروع می‌کند. لیزا دختری بود که خیلی زود شروع به مصرف مشروبات الکلی و سیگار کشیدن کرد و شدیدا گرفتار بدهی بود. پس از چهار ماه آشفتگی عاطفی، لیزا آلن راهی اهرام جیزه شد. او در طول سفر، تصمیم گرفت عادت سیگار کشیدن را تغییر دهد و همین تغییر عادتش، مسیر زندگی‌اش را عوض کرد.
قانون طلایی تغییر عادت این است که شما نمی‌توانید یک عادت بد را از بین ببرید، فقط می‌توانید آن را تغییر دهید. در طول مطالعه‌ی کتاب «قدرت عادت» یاد می‌گیریم که چرا برخی افراد و شرکت‌ها سال‌ها برای تغییر تلاش کرده، درحالی‌که برخی دیگر یک شبه این کار را می‌کنند. ما از آزمایشگاه‌هایی بازدید می‌کنیم که در آن عصب‌شناسان چگونگی کارکرد عادت‌ها و مکان دقیق آنها در مغز ما را بررسی می‌کنند.
کتاب «قدرت عادت» دارای سه فصل است؛ نویسنده در فصل اول، با مطالعات موردی متعدد و چشمگیر توضیح میدهد که چگونه عادت‌ها در افراد عمل می‌کنند و چگونه می‌توانیم عادت‌های جدید ایجاد کنیم و رفتارهای نامطلوب را تغییر دهیم.
او در بخش دوم کتاب «قدرت عادت»، عادات سازمان‌های موفق را تشریح می‌کند. اگر اهل تجارت هستید، این بخش برای شما بسیار سرگرم‌کننده خواهد بود. او در بخش سوم کتاب، در مورد اینکه چگونه عادت‌ها می‌توانند کل جوامع و فرهنگ‌ها را تغییر دهند صحبت می‌کند و بحث می‌کند که آیا درصورتی‌که همه‌ی ما توسط عادت‌های خودکاری که هرروز انجام می‌دهیم کنترل شویم، اصلا اراده‌ی آزاد وجود دارد یا خیر.
در بخشی از کتاب «قدرت عادت» می‌خوانیم:
«در اواسط بیست‌سالگی‌اش، آژانس‌های ارائه‌دهنده‌ی کمک‌های مالی پیگیر شدند تا او د هزار دلار بدهی‌اش را تسویه کند. رزومه‌ی قدیمی لیزا نشان‌دهنده آن بود که بیشترین مدت‌زمان اشتغالش به کار کمتر از یک سال طول کشیده است. اما زمانی که در برابر محققان قرار گرفت بسیار سرزنده بود، با اندامی زیبا و پاهایی قوی همچون دونده‌ها؛ تا حدی که یک دهه جوان‌تر از عکس‌های قدیمی‌اش به نظر می‌رسید. بنا بر آخرین گزارشات مندرج در پرونده‌اش، قرض چندانی نداشت، دیگر مشروبات الکلی نمی‌نوشید و ۳۹ ماه بود که در شرکت طراحی گرافیک مشغول به کار بود.
یکی از پزشکان این تحقیق با فهرستی از سوالات وارد شد؛ سوالاتی که لیزا در هر بار ورودش به آزمایشگاه به آنها پاسخ می‌داد پزشک پرسید: «چه مدت است که سیگار را ترک کرده‌اید؟ او پاسخ داد؛ تقریبا چهار سال از آن تاریخ به بعد شصت پوند وزن کم کرده‌ام به دو ماراتون روی آورده‌ام مدرکم را در مقطع کارشناسی ارشد گرفته‌ام و خانه‌ای برای خود خریده‌ام این پیشرفت برایم بسیار سرنوشت‌ساز بوده است.»
۶. سامان دادن کارها
کتاب «سامان دادن کارها» با عنوان انگلیسی «Getting Things Done» اثر نویسنده، مشاور و سخنران انگیزشی، دیوید آلن است که اولین بار سال ۲۰۰۱ منتشر شد.
ما معمولا کارهایی را به‌صورت موقت انجام می‌دهیم یا هر چیزی که بیشتر توجه ما را به خود جلب می‌کند بیشترین اولویت را برایمان داشته، اما چیزی که ما متوجه نمی‌شویم و هیچ‌کس به ما نمی‌گوید این است که راه‌های بهتری برای مدیریت وظایف یا کارهایمان وجود دارد. این کتاب که یکی از کتاب‌های برتر درزمینه‌ی مدیریت زمان به شمار می‌رود، روش بهتری برای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و اجرای کارها ارائه میدهد.
نویسنده که به مدت ۲۰ سال مشاور مدیریت کسبوکار و بهره‌وری بوده است، با نشان دادن اینکه دنیای کار تکامل یافته است و مدیران اغلب مجبورند چندین کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهند و حتی اگر بتوانند تمام کارهای خود را وقف کنند، شروع می‌کند. در واقع چنین افرادی بدون شک زمان کافی برای انجام کارها آن‌طور که ترجیح می‌دهند ندارند و در مدیریت زمان دچار مشکل هستند. آلن با روش خود چیزی را توصیه می‌کند که ذهن فارغ از نگرانی شده و کاملا بر روی هدفی که می‌خواهید به آن برسید متمرکز می‌شود.
کتاب «سامان دادن کارها» نحوه‌ی ساخت یک سیستم مدیریت کار مبتنی بر کاغذ را توضیح میدهد، اما شما می‌توانید از هر ابزاری برای دیجیتالی کردن این سیستم استفاده کنید. دیوید در این اثر وعده میدهد درعین‌حال که بهره‌وری شما را بهبود می‌بخشد، استرس ناشی از یادآوری انجام کارها را نیز کاهش میدهد. این کاهش استرس وقت شما را آزاد می‌کند تا کارهای بیشتری انجام دهید یا به سایر چشم‌اندازهای حرفه‌ی خود فکر کنید. درواقع، این کتاب نه‌تنها بهره‌وری شما را بهبود می‌بخشد، بلکه توان عملیاتی شما را نیز افزایش میدهد و به شما در مدیریت زمان کمک می‌کند. این کتاب همچنین به شما می‌آموزد که چیزها و وظایف را به کوچک‌ترین اقدامات دانه‌ای ممکن تقسیم کنید و در صورت اختصاص زمان به آن، بلافاصله این اقدامات را انجام دهید.
در بخشی از کتاب «سامان دادن کارها» می‌خوانیم:
«وقتی شما چیزهایی که توجه شما را به خود جلب می‌کند در داخل این سطل می‌گذارید میدانید که آنها فراموشتان نخواهند شد. درنهایت با یک سطل پر از وظایف مختلف روبرو خواهید شد. اینجاست که اهمیت آخر هفته و مرتب کردن این لیست نمایان می‌شود.
بیشتر لیست‌های وظایف موجود، عملا بی‌فایده‌اند چراکه بعد از مدت کوتاهی به انبار بی‌سروتهی تبدیل می‌شوند که آیتم‌ها بدون اولویت خاصی در آن ریخته شده و تنها سردرگمی شما را دوچندان می‌کنند در تئوری تنها کارها و وظایف عینی را در درون سطل می‌ریزیم ولی در عمل هر چیزی که به ذهنمان برسد را در درون آن پرت می‌کنیم همین موضوع باعث می‌شود که رشته‌ی کارها از دستمان برود.»
