قانون پارکینسون؛ راز انجام بیشترین کار در کمترین زمان ممکن
با تعطیلی ادارات و بسیاری از مشاغل در کشورهای مختلف جهان به‌واسطه‌ی بروز همه‌گیری کرونا و تغییر الگوی اشتغال از کار حضوری به دورکاری، بسیاری از ما معمولا با مجاب کردن خودمان برای نشستن پای کار و انجام وظایفمان هنگام کار کردن در خانه مشکل داریم.
حالت دیگری که بسیاری از دانشجویان مقاطع تحصیلات تکمیلی با آن مواجه می‌شوند، ناتوانی آن‌ها در به پایان رساندن پایان‌نامه یا رساله‌ی خود در موعد مقرر است. با وجود اینکه برای انجام این کار زمانی فوق‌العاده طولانی (گاه تا دو سال) در اختیار دارند و حجم کاری که قرار است برای نگارش پایان‌نامه‌ی خود انجام دهند به‌طور متوسط بین ۱۲۰ تا ۶۰۰ ساعت کار پیوسته است.
پرسش مهم در ارتباط با چنین چیزهایی این است که چرا معمولا وقتی که بیشتر از مقدار لازم برای انجام کاری وقت داریم، در به پایان رساندن آن وظیفه‌ی کاری با مشکلاتی مواجه می‌شویم؟
سیریل نورثکوت پارکینسون، مورخ و نویسنده نیروی دریایی بریتانیا، در سال ۱۹۵۵ مقاله‌ای را در مجله اکونومیست منتشر کرد که به این شکل آغاز می‌شد: «بر همگان واضح و مبرهن است که حجم هر کار به اندازه‌ی زمان تخصیص داده شده برای انجام آن کار، گسترش پیدا می‌کند.»
این جمله بعدها تحت عنوان «قانون پارکینسون» شهرت پیدا کرد و تا به امروز هم مبنای زمان‌بندی بسیاری از طرح‌ریزی‌ها و برنامه‌ریزی‌های کلان دولت‌ها و شرکت‌های بزرگ تجاری است.
در ادامه‌ی این مقاله از دیجی‌کالا مگ، به تشریح و بررسی مفاهیم اساسی مرتبط با قانون پارکینسون می‌پردازیم، سپس کاربردهای آن را در زندگی روزمره و فعالیت‌های کاری، برای به حداقل رساندن زمان لازم برای انجام فعالیت‌های مختلف بررسی می‌کنیم. همراه ما باشید.
قانون پارکینسون چیست؟
در واقع اینکه نوشتن یک مقاله توسط شما به چه میزان زمان نیاز دارد، بستگی به این دارد که موعد تحویل کار شما چه زمانی است و اینکه تا رسیدن به آن موعد مقرر چه مقدار زمان در اختیار دارید. پارکینسون در مقاله‌اش که تا حدودی طنزآمیز هم بود، از مثالی درباره‌ی یک خانم مسن که قصد دارد برای خواهرزاده خود کارت‌پستالی بنویسد استفاده کرد. از آنجا که او هیچ کار دیگری ندارد که وقت خود را با آن سپری کند، نوشتن یک کارت‌پستال که کار ساده‌ای به نظر می‌رسد تمام روز او را می‌گیرد.
بعد از نگارش این مقاله توسط پارکینسون، این اصل در مجامع عمومی تحت عنوان «قانون پارکینسون» شهرت زیادی پیدا کرد و مبنای نگارش چندین مقاله‌ی دیگر و همچنین یک کتاب توسط خود پارکینسون شد. بعد از عمومیت یافتن این قانون در سطح جهانی پارکینسون برای ایراد سخنرانی‌های به کشورهای مختلفی در سرتاسر جهان دعوت شد.
مسأله‌ای که کمتر به آن توجه شد این است که موضوع اشاره شده‌ی اصلی از سوی پارکینسون پرداختن به مدت زمان نگارش یک نامه توسط یک بانوی مسن یا مدت اتمام پایان‌نامه توسط دانشجویان نبود، بلکه نوعی ناکارآمدی دیگر در چرخه‌ی بوروکراتیک سیستم خدمات دولتی بریتانیا بود.
پارکینسون در مقاله‌ی اصلی خود خاطرنشان کرد که اگرچه تعداد کشتی‌های نیروی دریایی انگلستان بین سال‌های ۱۹۱۴ تا ۱۹۲۸ دو سوم و پرسنل نیروی دریایی یک سوم کاهش یافته است، اما تعداد نیروهای اداری این نیرو به طور میانگین تقریبا ۶ درصد در هر سال افزایش یافته است.
با اینکه با کاهش کشتی‌ها و خدمه‌ی عملیاتی تعداد نیروهای نظامی در عمل کمتر می‌شد و حجم کار مدیریتی هم بالطبع کمتر می‌شد، اما ساختار مدیریتی نیروی دریایی همچنان در حال گسترش بود. پارکینسون استدلال کرد که این مسأله به خاطر اثرگذاری عواملی است که از نیازهای عملیاتی نیروی دریایی مستقل محسوب می‌شوند.
تاریخچه‌ی قانون پارکینسون
هر کاری همان‌قدر گسترش می‌یابد تا بازه‌ی زمانی در نظر گرفته شده برای آن تکمیل شود. این ضرب‌المثل در مطالعات حوزه‌ی بهره‌وری و افزایش کارایی کاربرد زیادی دارد و به دفعات استفاده می‌شود.
پارکینسون در آن زمان از هر جهت واجد شرایط چنین اظهارنظری درباره‌ی چرخه‌ی بروکراسی در بریتانیا بود، به این خاطر که او خودش هم در نیروی دریایی بریتانیا و هم در حوزه‌ی خدمات دولتی بریتانیا سال‌ها کار کرده بود و از تجربه‌ی کافی در این زمینه برخوردار بود.
در واقع پارکینسون در طی دوران خدمتش بارها از نزدیک مشاهده کرده بود که چگونه سیر بوروکراسی باعث ایجاد اخلال و کاهش کارایی در حوزه‌ی عملیاتی و اجرایی می‌شود. بوروکراسی به خودی خود محصول فرعی فرهنگ محسوب می‌شود، دلیلش هم اعتقاد به این باور محدودکننده که کار سخت‌تر به نوعی بهتر از کار هوشمندانه و سریع‌تر است.
قانون پارکینسون به این معنی است که اگر به شما یک هفته فرصت داده شود تا یک کار دو ساعته را انجام دهید، از نظر روانشناسی ذهن شما این کار را به حدی پیچیده و دلهره‌آور می‌کند که انجامش واقعا یک هفته طول بکشد. نکته‌ی مهم درباره‌ی این بازه‌ی یک هفته‌ای گسترش یافته این است شما وقت اضافی تخصیص یافته برای انجام کار دو ساعتی را با انجام کارهای مفید و بیشتر پر نمی‌کنید، بلکه فقط درباره‌ی انجام آن کار استرس و تنش دارید بدون آنکه در عمل کاری انجام دهید.
با محاسبه و اختصاص دادن زمان واقعی لازم برای انجام هر کار، نه تنها زمان بیشتری را برای پرداختن به امور دیگر به دست می‌آوریم، بلکه پیچیدگی و سختی کار هم به حالت طبیعی آن برمی‌گردد.
آیا این قانون می‌تواند به ما در به انجام رساندن وظایفمان کمک کند؟
برخی از افرادی که به تحقیق و پژوهش در ارتباط با قانون پارکینسون پرداخته‌اند، معتقدند که شما می‌توانید یک بازه‌ی زمانی محدود را برای انجام یک کار اختصاص دهید و آن کار برای شما به اندازه‌ای ساده خواهد شد که در همان موعد تعیین شده به پایان برسد.
با این حال، قانون پارکینسون فقط بر مبنای مشاهدات پارکینسون وضع شده است و قرار نیست برای شما معجزه‌ای را به انجام برساند. مثلا شما نمی‌توانید یک دقیقه زمان را به ساخت یک ناو هواپیمابر ۸۰۰۰۰ تنی که ساخت آن به طور معمول بین ۸ تا ۱۰ سال زمان می‌برد، اختصاص دهید و انتظار داشته باشید که فرایند ساخت آن ناو جنگی برایتان به قدری ساده شود که در همان یک دقیقه کار به پایان برسد. در واقع چنین انتظاری بیشتر از آنکه نشان دهنده‌ی ایمان و اعتقاد راسخ شما به قانون پارکینسون باشد، نشانگر این است که وقت آن رسیده که سری به یک روان‌پزشک بزنید.
این قانون به این دلیل مؤثر و مفید است که افراد معمولا مدت زمان انجام وظایف خود را بیشتر از مقداری که واقعا به آن نیاز دارند، برآورد می‌کنند و این زمان اضافه غالبا قابل حذف است. گاهی اوقات این مسأله به این دلیل است که آن‌ها می‌خواهند برای انجام کار خود فراغت بال و فرصت اصلاح داشته باشند، اما معمولا در عمل آن‌ها برآورد بسیار نادرستی از مدت زمان انجام کار دارند. در واقع افراد تا زمانی که این اصل را به صورت عملی آزمایش نکنند، از سرعت انجام برخی کارها آگاه نمی‌شوند.
اکثر کارکنانی که از قانون نانوشته‌ی «بیشتر کار کنید، نه هوشمندانه‌تر» سرپیچی می‌کنند، می‌دانند که با وجود بازده بسیار بیشتر این کار برای سازمان، معمولا همیشه با دید مثبتی با این رویکرد برخورد نمی‌شود. این مسأله نشأت گرفته از این ایده است که هرچه مدت زمان لازم برای انجام کاری بیشتر باشد، طبیعتا خروجی کار باید کیفیت بهتری داشته باشد.
خوشبختانه، با توسعه‌ی روند رو به افزایش اشتغال از راه دور، این قانون شرایط را برای کسانی که خود را به‌سرعت با تغییرات منطبق می‌کنند، بسیار بهتر کرده است. اما تنها به این دلیل که کارفرمایان نمی‌دانند، کارکنان آن‌ها با این همه وقت اضافی حاصل از اعمال قانون پارکینسون چه کار می‌کنند.
این مسأله که در اداره مشغول به کار هستید یا در خانه، تفاوتی ایجاد نمی‌کند، زیرا قانون «بیشتر کار کنید، نه هوشمندانه‌تر» یک فرهنگ کاری بسیار جاافتاده و عمیق در تمام جوامع بشری است و بسیاری از افراد حتی زمانی که هیچ‌کس بر کار آن‌ها نظارت نمی‌کند، قربانی آن می‌شوند.
بیایید چند روش را باهم بررسی کنیم و ببینیم که چگونه می‌توانید قانون پارکینسون را در زندگی خود اعمال کنید و در نتیجه لیست وظایف روزانه‌ی خودتان را با سرعت بیشتری به انجام برسانید و در نتیجه مدت زمان زیادی برای انجام فعالیت‌های دلخواهتان به‌دست آورید.
صرفه‌جویی در زمان انجام کارها
برای شروع به کار با قانون پارکینسون، فهرستی از وظایف خود تهیه کنید و آن‌ها را بر اساس مدت زمان لازم برای تکمیل آن‌ها تقسیم کنید. سپس نصف زمان پیش‌فرض برای تکمیل هر کار را به آن اختصاص دهید. شما باید اعمال این محدودیت زمانی را بسیار مهم تلقی کنید و با آن مانند هر مهلت مقرر دیگری برخورد کنید.
بخشی از فرایند معکوس کردن آنچه به غلط به ما تلقین شده (بیشتر کار کنید، نه هوشمندانه‌تر) شامل این است که مهلت‌هایی را که برای خود تعیین کرده‌اید غیرقابل اغماض بدانید. درست مانند مهلت‌هایی که رییس یا مشتریان شما برایتان تعیین می‌کنند.
از آن اشتیاق غریزی و انسانی خود برای رقابت که در عرصه‌هایی مانند ورزش یا بازی‌های مختلف ظهور می‌کند استفاده کنید تا انجام این کار را در موعد تعیین شده برای خودتان امکان‌پذیر کنید. شما باید در جدال با زمان پیروز شوید. سعی کنید زمان را طوری شکست دهید که انگار حریف شماست، بدون نیاز به استفاده از میان‌بُر و یا افت کیفیت خروجی کار. این تمرین در صورتی که معمولا در رعایت مهلت‌های مقرر از سوی دیگران مشکل دارید، برایتان بسیار مفید است.
تسلط بر ارزیابی درست زمان برای انجام کارها
کار کردن بر مبنای این قانون در ابتدا، تا حدود زیادی شامل تمرین برای تعیین میزان دقیق زمان لازم برای انجام فعالیت‌های مختلف شما خواهد بود. بازه‌ی زمانی لازم برای برخی از وظایف ممکن است در همان ابتدا به‌راحتی مشخص شود، اما ارزیابی برخی دیگر هم ممکن است تا زمانی که به قانون پارکینسون عادت کنید، کمی با اختلاف از مقدار زمان واقعی لازم انجام شود.
چیزهایی که درباره‌ی ارزیابی زمانی آن‌ها معمولا ممکن است با مشکل مواجه شوید، چیزهایی هستند که وقتی زمان انجام آن‌ها را به نصف می‌رسانید، نمی‌توانید آن‌ها را در موعد مقرر تکمیل کنید؛ بنابراین درباره‌ی این‌گونه وظایف بازه‌های زمانی طولانی‌تری را امتحان کنید، اما هرگز بلافاصله به تخصیص اولیه‌ی زمانی باز نگردید، زیرا ممکن است بین آن مقدار زمان و نصفش یک بازه‌ی زمانی مطلوب‌تر وجود داشته باشد.
اگر با رایانه کار می‌کنید، وقتی شروع به انجام این کار می‌کنید، استفاده از زمان‌سنج دیجیتال بسیار مفید خواهد بود. این کار همچنین باعث صرفه‌جویی مختصری در وقت شما هم می‌شود، زیرا تایمر به شما امکان را می‌دهد که در یک نگاه ببینید چقدر دیگر زمان دارید. اما استفاده از ساعت معمولی شامل جمع و تفریق هم می‌شود.
قانون پارکینسون برای افزایش بهره‌وری
هنگام اجرای قانون پارکینسون، به دنبال آن دسته از فعالیت‌هایی باشید که زمان زیادی را از شما نمی‌گیرند، مانند چک کردن ایمیل و خواندن اخبار که معمولا فکر می‌کنید حداکثر ده یا بیست دقیقه طول می‌کشد. این‌ها بزرگ‌ترین دشمنان سطح بهره‌وری و کارایی شما هستند. آفات کوچکی که هیچ کاری نمی‌کنند جز اینکه زندگی شما را به درد و رنجی بی‌پایان تبدیل می‌کنند، دردی که به نظر می‌رسد هیچ‌وقت نمی‌توانید از شر آن خلاص شوید.
به جای چک کردن ایمیل و اخبار طی ۲۰ تا ۳۰ دقیقه در اول صبح، تنها پنج دقیقه به این کار اختصاص دهید. اگر احساس می‌کنید که برای چالشی سخت‌تر اما مفیدتر آماده هستید، برای انجام این کار به خودتان دو دقیقه وقت بدهید.
تا زمانی که همه کارهای موجود در فهرست وظایف خود را برای آن روز به پایان نرساندید، دیگر به سراغ چک کردن ایمیل‌ها و اخبار نروید. اما وقتی که فهرست وظایفتان به طور کامل به انجام رسید، آن وقت می‌توانید با خیال راحت به خواندن ایمیل، چک کردن شبکه‌های اجتماعی و تماشای ویدیوهای دلخواه خود بپردازید.
اولویت‌بندی را بیاموزید
طبق قانون پارکینسون تنها ۱۰٪ از حجم کاری که شما انجام می‌دهید با اهمیت است و ۹۰٪ دیگر فقط بیهوده‌کاری و اتلاف وقت است. این رویکرد شما را وادار می‌کند که به انجام کارهای مهم تمایل پیدا کنید. مثلا تنها اخبار و مطالبی را که برای پیشرفت در حرفه‌ی خود به آن‌ها نیاز دارید بخوانید و تنها ایمیل‌هایی که اهمیت آن‌ها بسیار بالا است را مطالعه کرده و پاسخ دهید.
باید آن‌قدر آزمون و خطا کنید تا متوجه شوید که در چه سطحی می‌توانید این رویکرد را اجرایی کنید و هر روز معیارهای خودتان را برای پرهیز از انجام امور بیهوده که تنها باعث وقت می‌شوند سخت‌گیرانه‌تر کنید.
نکته‌ی پایانی
شما می‌توانید قانون پارکینسون را درباره‌ی وظایف روزانه‌ی خودتان اعمال کنید و زمان لازم برای انجام بسیاری از فعالیت‌های خود را به حداقل میزان برسانید. فقط باید به مرز باریک‌بین «حداقل زمان لازم» و «زمان ناکافی برای انجام یک کار» توجه داشته باشید. هدف شما این است که در زمان کمتری کار خود را به‌خوبی انجام دهید، نه اینکه فاجعه‌ای خلق کنید که منجر به از دست دادن شغل یا مشتریان شما شود.
با استفاده صحیح از قانون پارکینسون، می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به یک ارزیابی صحیح از اینکه هر یک از وظایف شما واقعا چقدر زمان نیاز دارد، برسید. شاید مهم‌ترین نکته‌ای که درباره‌ی قانون پارکینسون وجود دارد همین باشد که برای انجام هر یک از وظایفتان به یک ارزیابی زمانی صحیح برسید.
